Los usos de Excel en el ámbito de la logística
Excel es una herramienta que ofrece un sinfín de posibilidades a nuestra empresa, sea cual sea el sector al que nos dedicamos. El sector de la logística y el transporte no es ninguna excepción, ya que podemos trabajar en empresas de transporte con Excel en busca de la eficiencia y productividad que de otra forma no tendremos. Tanto por las características de las propias hojas de cálculo como por las funcionalidades y que nos ofrecen las plantillas de Excel estamos ante el aliado idóneo para explotar al máximo las capacidades de nuestra empresa.
¿Por qué usar Excel en las empresas de transporte?
Muchas veces utilizamos Excel como el programa ideal para la gestión de nuestros recursos, tanto económicos como financieros o humanos. A estas alturas no descubrimos nada si te decimos que se puede utilizar para controlar las horas trabajadas por cada empleado, gestionar las nóminas o el reparto de las vacaciones entre los trabajadores de la empresa de transporte, etc. Hay plantillas que vienen preparadas para ello, y que nos permitirán gestionar estos aspectos clave para la empresa de modo rápido y eficiente.
Podemos utilizar Excel para gestionar el inventario y transporte de productos desde nuestro almacén o el punto de recogida hasta el lugar de entrega, ya sean otras tiendas o almacenes, los domicilios particulares de nuestros clientes, etc. En este sentido, siempre es interesante aprovechar las celdas de Excel para generar una base de datos tanto de clientes como de productos. Es más, si tienes una tabla con todos tus productos puedes generar fácilmente tus facturas en Excel, ahorrándote el uso de programas de facturación.
A la hora de gestionar nuestro inventario es imprescindible contar con la ayuda de la plantilla de Excel de inventario, stock y cálculo pre-order point. Es un documento que en realidad une varios conceptos clave en un solo Excel ya que además de saber en todo momento el stock que tenemos y el inventario real nos avisa cuando llega el momento de realizar un nuevo pedido para volver a tener las existencias necesarias para que el negocio siga progresando. Son cuatro hojas de Excel de las que no querrás separarte cuando las conozcas.
Una de las claves para el éxito de una empresa de transporte es asegurarnos de que nuestra flota de vehículos está en perfecto estado. Para ello contamos herramientas como la plantilla de Excel de control y mantenimiento de vehículos, un documento muy importante para cualquier compañía logística que, entre otras cosas, nos sirve para registrar los gastos de carburante del vehículo, los kilómetros y las correspondientes revisiones periódicas que le hacemos, quién y cuándo utiliza cada vehículo o reparaciones e intervenciones como los cambios de ruedas y aceite.
Tampoco podemos pasar por alto la gestión financiera de la empresa de transporte. Para ello, Excel nos permite utilizar un recurso tan socorrido como la plantilla de de control de gastos e ingresos para empresas y autónomos, donde podemos registrar todo el dinero que sale de la empresa y todo el que entra fruto de nuestra actividad. Es un documento muy interesante especialmente cuando se trata de pequeñas empresas de transporte, o incluso para los transportistas autónomos, ya que también nos ayuda a la gestión del IVA.
Como ves, la gestión de las empresas de transporte con Excel es mucho más sencilla y eficiente de lo que parece. El hecho de contar con una herramienta tan versátil como son las plantillas es un plus a la hora de afrontar los retos de nuestro día a día, y por muy pequeña que sea la empresa no hay que menospreciarlas. Es más, su uso nos permite ahorrar tiempo a la hora de realizar bastantes trámites de control empresarial, un tiempo que podemos dedicar a nuestra actividad o a nuestro tiempo libre.