Crear con Excel la Base de Datos de facturas

Una correcta gestión de las facturas es imprescindible para el buen funcionamiento de la empresa y su contabilidad. Al fin y al cabo, la emisión, el cobro y el pago de facturas son los elementos que más condicionan la tesorería de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga, así que necesitamos tenerlas bajo control en todo momento. Y la mejor forma de ejercer este control es con una BBDD de facturas con Excel, que incluirá las expedidas y las recibidas, y que puedes crear sin demasiadas complicaciones.

Controla la facturación de la empresa con Excel

Para hacernos la cosa todavía más fácil, Excel nos ofrece diferentes plantillas para bases de datos, aunque nosotros mismos podemos diseñar nuestra propia BBDD de facturas con Excel. Estas bases de datos no dejan de ser libros de Excel donde aparece una serie de columnas y filas distribuidas de forma que podamos organizar y relacionar entre sí los diferentes datos de las tablas. Lo ideal es contar con dos tablas para llevar toda la facturación con Excel, una con las facturas expedidas y otra con las recibidas, una en cada página del libro.

Además de las plantillas disponibles para crear las bases de datos, su gestión es todavía más fácil de la mano de las diferentes funciones de Excel, en especial las relativas a este tipo de documentos. Se trata de unas fórmulas y funciones que nos permiten buscar, filtrar o cruzar los datos de la tabla de forma rápida y sencilla para encontrar a la mayor brevedad posible los datos que nos interesan. Las ventajas de controlar la facturación con Excel son múltiples, no se te escapará ninguna factura, ni las que salen, ni las que entran a la empresa.

BBDD de facturas expedidas en Excel

Empezaremos con la base de datos de las facturas que enviamos a nuestros clientes. Para ello, basta con crear una tabla que incluya las columnas, número de factura, nombre del cliente, fecha de emisión, fecha de vencimiento, método de pago, valor y estado. Estos son los elementos imprescindibles, pero siempre podemos añadir otros como la base imponible y el IVA -muy útil a la hora de calcular aspectos como el IVA trimestral– o los datos de contacto del cliente; y nunca está de más añadir una última columna para introducir comentarios.

Como no todos los clientes pagan en el mismo plazo, y siempre puede haber alguno que olvide la fecha de liquidación de nuestras facturas, podemos crear una advertencia de reclamo del pago en la columna del estado. Para ello, utilizaremos el formato condicional, de forma que la celda cambie de color si llegado el día no ha pagado. Por ejemplo, podemos tener la celda en amarillo y pasarla a verde cuando se abone la factura; pero si llega la fecha de vencimiento y el cliente no nos ha pagado, pasa automáticamente a rojo para indicarnos que la reclamemos.

BBDD de facturas recibidas en Excel

Igual que emites facturas a tus clientes, en la mayoría de negocios contamos con proveedores que también nos envían facturas para que paguemos, y que deberían aparecer en nuestra BBDD de facturas con Excel. Para ello, creamos una nueva pestaña y diseñamos una tabla con el número de factura, nombre del cliente, fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe, método de pago y estado, además de las columnas que consideres añadir.

Recuerda que en la celda “número de factura” incluiremos el número del cliente, no el nuestro. Las puedes clasificar numéricamente según te vayan llegando, pero es imprescindible añadir el número de factura que le ha dado el cliente, ya que es la mejor forma de diferenciar dos facturas de un mismo cliente. Y como en las facturas emitidas, puedes recurrir al formato condicional para que te aparezcan las alertas cuando se acerque el momento de abonarlas.