Cómo calcular automáticamente en Excel

Uno de los problemas con los que puedes encontrarte en Excel es que cuando tenemos una fórmula en una celda y modificamos alguno de los rangos que nos dan ese resultado, este no se modifique por lo que acabará siendo erróneo. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos 10 y en la B1 5, al introducir la fórmula =A1+B1 en la celda C1 el resultado será 15. Pero si luego cambiamos el 10 por otro número, en C1 el resultado siempre será 15, aunque la operación sea incorrecta. Para solucionar este fallo hay que configurar el cálculo automático en Excel.

Configurar el cálculo automático en Excel

Y para configurar el cálculo automático en Excel tenemos que ir al menú, donde seguiremos el itinerario Fórmulas > Cálculo > Opciones de cálculo, y seleccionamos la opción Automático. Según la versión de Excel que tengas tendrás que abrir el menú principal para ir a Fórmulas o encontrarás la ficha fórmulas en la parte superior del programa. Una vez hayas activado el cálculo automático en Excel comprueba que funciona modificando los datos de una de las celdas para asegurarte de que el resultado también cambia, siendo el correcto.

Al activar el cálculo automático, podemos calcular en Excel de forma automática el resultado de cualquier fórmula presente en el libro de Excel con el que estamos trabajando justo cuando modificamos un dato que afecte el resultado final de la fórmula. Es un mecanismo predeterminado de Excel, y te ahorrará tener que revisar una a una todas las fórmulas. Aún así, al activar el cambio automático Excel nos ofrece otras dos opciones a la hora de determinar la opción de cálculo que vamos a utilizar.

La primera de ellas es el cálculo automático excepto para tablas de datos. Si activas esta opción se calcularán automáticamente todas las fórmulas del libro de Excel que tienes abierto con la única excepción de las tablas de datos. Para actualizarlas tendrás que seleccionar sus fórmulas y pulsar F9 para que se calculen. La otra opción es el cálculo manual, que es la opción que teníamos activada por defecto: Excel no calculará ninguna fórmula por mucho que modifiques sus partes si no pulsas F9 para actualizarlo.

Cuando guardamos un libro con las fórmulas modificadas sin actualizar el resultado, este seguirá siendo incorrecto al abrirlo de nuevo. Eso sí, cuando pulses F9 se calcularán y actualizarán los resultados. Si tienes el libro de Excel en modo cálculo manual siempre puedes activar la casilla Volver a calcular libro antes de guardar, de forma que cuando guardemos el libro se actualizaran los resultados de las fórmulas y operaciones sin la necesidad de pulsar F9. Así, nos aseguramos tener el resultado correcto cuando vuelva a abrirse el libro, en especial si lo abre otra persona.

Llegados a este punto es posible que consideres el cálculo automático como la mejor opción para trabajar con tus datos en Excel. Lo es, pero hay una situación en la que nos impedirá trabajar al ritmo deseado. Cuando trabajamos con un libro donde hay una gran cantidad de datos y fórmulas, puede que cambiar el valor de una simple celda lleve a Excel a necesitar demasiados segundos para recalcular automáticamente todas las fórmulas, lo que dificultará tu trabajo.

En estas situaciones críticas es recomendable trabajar en modo manual, y cuando acabamos de actualizar o modificar los datos pasamos al modo automático o pulsamos F9 para que se vuelvan a calcular todas las fórmulas y no perder tanto tiempo. Piensa que en los casos más extremos Excel puede necesitar más de un minuto en actualizar los resultados al cambiar el valor de una simple celda, por lo que trabajar en modo cálculo manual compensa aunque luego tengamos que acordarnos de actualizar los resultados.