Claves para gestionar clínicas dentales a través de Excel
La salud bucodental es esencial, y tan importante es acudir regularmente al dentista como que el odontólogo se organice bien. Por eso podemos gestionar clínicas dentales con Excel, un programa que nos ofrece las herramientas necesarias para controlar tanto el día a día de los clientes, una parte clave para el buen funcionamiento de la clínica, como para la gestión del aspecto financiero, que no es menos importante. Vamos a conocer un poco mejor las herramientas de gestión de clínicas dentales con Excel.
Cómo gestionar la clientela de un dentista con Excel
Empezamos con las posibilidades de Excel para gestionar nuestra cartera de clientes. Lo primero de todo será hacer una base de datos con todos los pacientes que pasen por nuestra clínica dental. Por una parte, nos sirve para tener registrado el historial médico de cada uno de ellos, los problemas que han tenido, los tratamientos que les hemos ofrecido, etc. De este modo, basta con revisar la ficha de cada paciente para conocer su historial. Por otra parte, podemos incluir los datos personales, desde hábitos de higiene dental a teléfono de contacto.
A la vez que gestionamos la base de datos de clientes con Excel podemos aprovechar la plantilla del libro de reservas y cita previa en Excel que te ofrecemos. Se trata de un documento que utilizaremos a modo de agenda, pero que va más allá de una simple agenda donde llevar la programación diaria de la clínica dental y anotar las citas concertadas por los pacientes. Puedes incluir recordatorios, post-its con anotaciones, una checklist con todo lo que tenemos que hacer y, como no, las citas de los pacientes.
Es un documento clave para la organización y planificación del negocio, ya que también permite identificar las diferentes tareas que tenemos según el orden de importancia o prioridad. Además, al ser una plantilla incluye una serie de fórmulas y funciones de Excel por defecto que nos permiten trabajar muy fácilmente con esta plantilla de reservas y cita previa. Podemos visualizar el calendario de cita previa de modo diario, semanal, mensual y anual, concertando cita de forma automática con los pacientes después de cada visita.
La clave para gestionar clínicas dentales con Excel correctamente es tener los documentos que utilizamos al día. Tanto en la base de datos de pacientes donde se anota el historial de cada uno de ellos como la agenda se deben registrar al momento todos los cambios que se den. Y del mismo modo que llevaremos al día los documentos de Excel que nos sirven para gestionar a los clientes, lo haremos con los libros de Excel destinados a la gestión financiera de nuestra clínica dental.
Cómo gestionar las finanzas de un dentista con Excel
Sin lugar a dudas, el documento imprescindible en este capítulo es la plantilla de control de gastos e ingresos de la empresa. Se trata de un documento en el que registraremos todos los gastos e ingresos de la clínica dental para comprobar si hemos llegado al objetivo de cada periodo. Además, la plantilla que te ofrece JustEXW para controlar este aspecto incluye un gráfico resumen mensual con el que podemos gestionar de forma mucho más eficiente el manejo del capital.
Otro de los elementos para gestionar clínicas dentales con Excel es el control del inventario, que también se puede llevar con Excel. Lo mismo pasa con la gestión de impuestos como el IVA. De hecho, plantillas como la de control de gastos e ingresos nos permiten gestionarlos. Siempre está la opción de diseñar nosotros nuestro propio documento, pero descargar la plantilla es mucho más rápido y cómodo, ya que solo tendrás que preocuparte de introducir los datos para que estas se ocupen de todos los cálculos.