Aprende a obtener las iniciales de un nombre con Excel
Las funciones de Excel nos permiten hacer un montón de operaciones de todo tipo en este programa del paquete básico de Microsoft Office. Una de las cosas que podemos hacer con las funciones es obtener las iniciales de un nombre, que aparecerán en la celda donde insertemos una fórmula en la que se combinarán dos funciones de Excel, EXTRAER y ENCONTRAR. Para ello solo tendrás que aplicar la fórmula correcta, aunque la cosa cambia según el número de palabras que tenga el nombre del que queremos sacar las iniciales.
Cómo conseguir las iniciales de un nombre en Excel
Para empezar, necesitarás una columna con los nombres cuyas iniciales quieres conseguir y por otra una celda de Excel en la que aparecerán estas iniciales. Una buena forma de agrupar los datos es hacerlo a dos columnas, una con el encabezado “Nombre” y la otra bajo el encabezado “Iniciales”. Una vez hayas colocado cada nombre completo (nombre y un apellido o los apellidos), tendrás que insertar la fórmula que tienes a continuación, que elegirá el mejor método para extraer las iniciales de cada nombre con Excel.
=ELEGIR(LARGO(A2) – LARGO(SUSTITUIR(A2,” “,””)) + 1, IZQUIERDA(A2), IZQUIERDA(A2, 1) & EXTRAE(A2, ENCONTRAR(” “, A2) + 1, 1), IZQUIERDA(A2, 1) & EXTRAE(A2, ENCONTRAR(” “, A2) + 1, 1) & EXTRAE(A2, ENCONTRAR(” “, A2, ENCONTRAR(” “, A2) + 1) + 1, 1))
Esa fórmula combina diferentes funciones de Excel, empezando por la función ELEGIR, responsable de decidir cuál es el mejor método para obtener las iniciales del nombre de cada celda. La función de la segunda línea es precisamente la que contará las palabras de cada nombre, de forma que no tengas que aplicar una fórmula diferente según si aparecen solo el nombre, nombre y un apellido o los dos apellidos, un nombre compuesto y el apellido, etc. Y luego entran en acción las funciones de Excel EXTRAER y ENCONTRAR, claves en esta operación.
Si la función ELEGIR dice que el nombre cuyas iniciales vamos a obtener solo tiene una palabra, se ejecuta la fórmula de la tercera línea, con la que obtendremos el primer carácter de la izquierda del nombre. Dicho de otra manera, en la celda “Iniciales” tendremos la inicial del nombre. En cambio, si la función ELEGIR descubre que hay más de una palabra se activan el resto de fórmulas, con las que se obtiene el primer carácter por la izquierda de cada palabra, tanto de la primera como después de un espacio (si hay un guión, se considera que es una sola palabra).
Cuando quieras obtener las iniciales de un nombre formado por cuatro palabras tendrás que añadir una fórmula adicional con la función ELEGIR en el argumento final, lo mismo que si tiene cinco o seis palabras; pero lo normal es que encontremos nombres de tres o como mucho cuatro palabras. En el ejemplo de fórmula que hemos visto el argumento A2 da por sentado que el nombre completo está en esa celda, pero tendremos que cambiar el nombre de la celda según dónde esté el nombre cuyas iniciales vamos a obtener, o el resultado será siempre el mismo.
Por lo demás, no debes modificar el resto de la fórmula. Puedes introducirla en varias líneas o en una sola línea, pero ves con cuidado porque si al empezar o al finalizar la cadena de texto hay un espacio en blanco el resultado será erróneo. Lo mismo pasa si introduces un espacio doble entre los nombres, el resultado será incorrecto. Otra de las funciones de Excel, la función ESPACIOS, nos ayuda a evitar estos errores indicando si hay espacios en blanco en los extremos de la fórmula o espacios dobles.