Herramientas para controlar la presencia de los trabajadores

A día de hoy, la gestión del control horario es algo indispensable para cualquier empresa, da igual el sector al que se dedique. Para ello, es imprescindible introducir herramientas de control de presencia que permitan trabajar fácilmente al departamento de recursos humanos, que no sean un lastre que aumente todavía más su gran carga de trabajo, así que tendremos que conocer algunas de las herramientas de control de presencia de trabajadores más destacadas antes de elegir la que se va a utilizar en nuestra empresa.

Cómo gestionar la entrada de empleados

Tenemos herramientas de todo tipo que te permitirán conocer a hora de entrada y de salida de los trabajadores, y por tanto calcular las horas extra. Así, puedes instalar desde los sistemas informáticos como apps o sistemas biométricos más avanzados, en los que el trabajador tendrá que poner la huella en el detector para fichar, hasta los sistemas de fichaje tradicionales (tarjeta, código del trabajador) o incluso una hoja de firmas en la que el trabajador estampe su autógrafo a la hora de entrada y salida; pero en todos los casos vas a necesitar la misma herramienta para gestionar esos datos.

Otra forma de controlar el horario de entrada de los trabajadores, en especial si tenemos varias oficinas o centros de trabajo, es hacerlo a través de aplicaciones que podemos descargar en nuestro smartphone y que los empleados deberían instalar en el suyo. Solo tienen que fichar al iniciar su jornada laboral, y el coste de estas apps suele estar relacionado con el número de trabajadores que haya en la empresa y que las utilicen. Eso sí, tendrás que fiarte de la honestidad de los empleados, que no deberían caer en la picaresca de fichar antes de empezar a trabajar.

En ocasiones, la implantación de estas herramientas de control de presencia pueden generar cierto malestar entre el personal, en especial si hasta ahora no había ningún método de control o no tenían que formar parte activa del mismo. Sin embargo, los sistemas de fichaje y similares son una nueva oportunidad que tenemos para controlar lo que pasa en la empresa, y cuestiones como el cálculo de las horas extra trabajadas deberían acabar beneficiando a los trabajadores.

Es imprescindible para controlar las horas trabajadas tener la hoja de fichajes del trabajador con Excel donde se indica la hora y salida del empleado; y la tarjeta de horas trabajadas por el empleado, donde se suman todas las horas realizadas con el objetivo de comprobar que se ha cumplido la jornada laboral.

La plantilla de control de horarios y horas trabajadas de Excel

Una vez registrada la hora de entrada y salida de los trabajadores, incluidos los descansos, lo mejor que puedes hacer es transferir esos datos a una plantilla de control de horarios y de horas trabajadas de Excel, con la que puedes calcular las horas exactas que ha trabajado. Las utilidades de estas plantillas no se quedan aquí, ya que si introducimos el horario habitual de cada empleado te permite saber cuántas horas normales ha trabajado y las horas extra que ha hecho, además de los descansos que ha podido tener.

El uso de estas plantillas en la gestión de Recursos Humanos con Excel es muy simple, ya que lo único que tienes que hacer es introducir los datos en la columna correspondiente. Excel se encarga de calcular las horas trabajadas gracias a las funciones y fórmulas incluidas en las plantillas, que puedes adaptar según tus necesidades. Al final, obtendrás el resultado que puedes convertir en informe para entregarlo a los trabajadores o tomar las mejores decisiones en busca de una mayor productividad empresarial.

Sin lugar a dudas, el uso de una plantilla de control de horarios y horas trabajadas es el mejor método que tenemos para asegurarnos de que nuestros empleados cumplen con su horario, sin hacer más horas extra de las que deberían ni trabajar menos de lo que dice su contrato. Es el mejor complemento a todas herramientas de control de presencia, y el hecho de tener en cuenta los descansos nos ayuda a obtener unos resultados más precisos.