5 ventajas del control de stock con Excel

En cualquier empresa o negocio, aunque sea una empresa de servicios o  incluso una pequeña, es importante dedicar tiempo a realizar un inventario de los productos, materias primas o mercancías de los que se dispone para llevar a cabo la actividad. De esta forma, se podrá llevar un control del stock.

¿Para qué sirve hacer un control de stock con Excel?

Con Excel, gracias a sus hojas y libros, llevar a cabo una gestión del stock resulta bastante fácil. Podemos diseñar nosotros mismos nuestra propia plantilla de control de stock o bien, buscar una plantilla de control de stock en Excel ya elaborada. Pero la creemos nosotros desde 0 o la consigamos en Internet, controlar el stock con Excel tiene las siguientes ventajas (entre muchas otras):

1. Evitar rotura de stock

Es decir, evitar que nos quedemos sin las referencias básicas que necesitamos para desarrollar nuestra actividad. Por ejemplo, si trabajamos en un restaurante, controlar el stock impedirá que nos quedemos sin aceite, porque cuando el stock de aceite que utilizamos para cocinar y que tenemos en nuestro almacén, se esté gastando, sabemos que tenemos que realizar la compra de más aceite.

Ver más: Evita la rotura de stock con ayuda de Excel

2. Conocer el valor de las existencias

Controlar el stock y tener un inventario nos permitirá conocer el valor que tiene la suma de todas nuestras existencias.

3. Preparar promociones

Es decir, puede ser que entre nuestros productos o referencias se encuentren una gran cantidad de un producto que esté a punto de caducar o bien, que es un artículo de temporada que en poco tiempo dejará de solicitarse. En este momento deberíamos realizar alguna acción promocional para dar salida a ellos. Imaginemos que vendemos zapatos, cuando finaliza la temporada de verano, si descubrimos que disponemos de un gran número de sandalias sin vender, lo recomendable sería dar salida a estas con alguna promoción, porque el año próximo no se llevarán los mismos modelos.

4. Detectar material caducado/ estropeado

Realizar un inventario de nuestros productos también nos permite detectar referencias que estén estropeadas o caducadas.

5. Saber cuándo tenemos que solicitar más productos o materia prima

Ya lo hemos comentado en el primer punto, evitando así la rotura de stock.

¿Qué elementos son necesarios para gestionar el stock con Excel?

Si llevamos el control de stock a través de Excel, debemos tener en cuenta una serie de consideraciones. Recuerda que puedes utilizar fórmulas de Excel para control de stock o fórmulas de Excel para inventario.

• Una columna para los productos o referencias en stock
• Una columna con la cantidad de cada uno de esos productos o referencias
• Las entradas y salida de cada producto: es decir, de cada una de las referencias, mostrar en una columna, el número de los que salen y el número de que entran (cuando se compran). Se puede crear una columna para las entradas y otra para las salidas. Estableciendo una función de Excel, los cambios en estas columnas, implicará cambios en la columna de la cantidad total de cada referencia, sumando o restando a la misma.
• Gráficos con la situación de stock para mostrar cuándo este está en riesgo.

A la hora de realizar un stock, de lo que se trata es de recoger en una base de datos todas las referencias de las que se dispone en almacén, para ir controlando las que quedan y saber si se encuentra en peligro el desarrollo de la actividad por falta de estas.  Así, controlar el stock con Excel:

• Elaborar una base de datos con todas las referencias de las que disponemos en nuestro almacén.
• Hacer un recuento de las mismas, lo más común es hacerlo una vez al año.
• Controlar cuando el stock corre peligro (se está gastando).
• Controlar entradas y salidas de artículos (porque se vendan o se consuman en el desarrollo de la actividad).

Si aún no has probado en tener el control de stock de tu negocio en Excel, ¡ya puedes hacerlo!