Ventajas de usar plantillas de Excel para el control de vacaciones

En un mundo perfecto las vacaciones de todos nuestros trabajadores cuadrarían a la primera, y no habría que ir contando los días que le queda a cada uno ni tendríamos que hacer equilibrios para que todo el mundo pueda disfrutar de sus vacaciones en las fechas que le interesan. Pero esto pasa raras veces, así que lo mejor es utilizar una plantilla de control de ausencias y vacaciones de trabajadores para ahorrarnos problemas en el futuro. Además, el uso de plantillas de Excel para el control de las vacaciones tiene incontables ventajas.

Gestión de vacaciones con plantillas de Excel

La gestión de Recursos Humanos con Excel nos facilitará las labores relacionadas con todos los aspectos relacionados con los trabajadores, incluidas las vacaciones. Estas son solo algunas de las ventajas que tiene utilizar Excel para controlar las vacaciones de los empleados.

1. Facilita mucho las cosas

Todos los responsables de administración y recursos humanos de empresas con varios trabajadores utilizan plantillas de control de ausencias y vacaciones en Excel debido a las oportunidades que nos ofrece y a su gran utilidad. Una de sus características es que se complementa a la perfección con el correo electrónico, gestionando directamente las ausencias y vacaciones a través del e-mail y de la plantilla de Excel.

2. Evitamos duplicidades en las vacaciones

Según el tamaño de la empresa podrás permitir que haya o no varios trabajadores de vacaciones a la vez, pero una de las grandes ventajas de contar con plantillas de Excel para el control de los días libres es que nos aseguramos de que la ausencia de un trabajador no se solapa con las vacaciones del otro, o si lo hace es el mínimo posible. De esta forma puedes asegurarte de que siempre habrá un trabajador disponible para solucionar cualquier problema.

3. La productividad de la empresa no se verá afectada

Otra de las razones por las que se recomienda el uso de plantillas de gestión de vacaciones y ausencias es que la productividad de las empresas no se resiente durante las vacaciones de los empleados. Precisamente esa posibilidad de evitar solapamientos o duplicidades en las vacaciones nos permite organizar con tiempo el calendario vacacional evitando que haya semanas sin ningún trabajador disponible.

4. Ahorra tiempo y gastos

Esta es una ventaja que no encontrarás solo en las plantillas para gestionar las vacaciones y los días libres de tus trabajadores, es una norma general del uso de plantillas de Excel en el día a día de nuestra empresa. El hecho de tener la plantilla ya preparada hace que solo tengamos que poner los datos que nos interesan celdas de Excel en las , en este caso los de las vacaciones. También es mucho más barata una plantilla que puedes descargar y actualizar cuando lo necesites que un programa por el que tienes que pagar derechos, licencias, etc. y que además es más lento que las plantillas.

5. Mejora la comunicación con los trabajadores

¿Cuántos días de vacaciones me quedan? ¿Puedo hacer vacaciones la última de julio y la primera de agosto? ¿Alguien hace el próximo puente? Son preguntas que acaban molestando al responsable de gestionar las vacaciones y días libres de los trabajadores de la empresa, y que se pueden solucionar con una plantilla de vacaciones en Excel que se puede compartir con los trabajadores, de forma que toda la plantilla sepa en todo momento cuántos días de vacaciones le quedan, qué días puede hacerlas o con qué compañero negociar un cambio de días para no perderse las fiestas de su pueblo.

6. Horas extra y días libres

Muchas veces las horas extra trabajadas se convierten en días libres, ausencias que también se pueden incluir en la plantilla de Excel de vacaciones y ausencias. Esto nos devuelve a los puntos anteriores: el trabajador sabe en todo momento cuántos días le corresponden por las horas extra que ha trabajado y cuándo puede aprovechar esos días libres sin solaparse con las vacaciones o con las ausencias previstas de sus compañeros.

Cómo calcular las horas extra con ayuda de Excel