Trucos para controlar con Excel los pedidos a proveedores

Una buena gestión de los proveedores es imprescindible para el futuro de nuestra empresa. Por una parte, hay que conocer a los distintos proveedores a los que podemos acudir en busca de la materia prima que necesita nuestro negocio; y por otra parte hay que asegurarse de completar cada pago a tiempo y dentro del periodo marcado por el proveedor. A continuación, vamos a descubrir una serie de trucos que podemos emplear para optimizar nuestra gestión de proveedores con Excel de forma cómoda y sencilla.

Control de proveedores con Excel

Sin lugar a dudas, la mejor forma de tener bajo control a todos tus proveedores es creando una base de datos de proveedores en Excel. Para ello, basta con diseñar una tabla de Excel en la que aparezcan el proveedor, los productos que nos ofrece, su dirección, web y la persona, número de teléfono y correo electrónico de contacto. A todos estos datos se les pueden añadir anotaciones e información adicional, como el fax, la frecuencia con la que contactamos, el método de pago utilizado, si hay algún encargo o factura pendiente, etc.

Esto nos lleva a nuestro siguiente truco, una tabla donde detallemos todas las operaciones con los diferentes proveedores. Pueden ser columnas adicionales a la base de datos o una tabla diferente a la base de datos de Excel, donde aparecerá el nombre del proveedor, el estado de la factura (pendiente, pagada, esperando la mercancía, etc.), el total de la factura, la fecha de pago o el precio a pagar. Es una información que en todo momento nos permite conocer el estado real de nuestra relación con los proveedores.

También relacionada con el control de pagos a los proveedores en Excel, tenemos la opción de realizar un calendario de pagos. Es un documento muy interesante en la gestión de proveedores con Excel, ya que te permite añadir los diferentes pagos pendientes a tus proveedores de forma que en todo momento sabrás qué tienes que pagar, cuándo y a quién. Además, puedes utilizar las diferentes funciones relacionadas con FECHA de Excel para conocer los días exactos que faltan para tener que afrontar lo diferentes pagos.

Otra de las herramientas que deberías conocer a la hora de realizar la gestión de los proveedores con Excel es la función BUSCARV. Se trata de una función que nos permite exportar los datos de cada proveedor presente en la base de datos de la que hablábamos al principio a cualquier documento que elabores con Excel dirigido a los proveedores. Nos sirve en órdenes de compra, albaranes, pedidos, facturas… Basta con introducir el nombre y el resto de datos se agregarán automáticamente al documento sobre el que trabajas.

Macros para la gestión de proveedores con Excel

En un nivel de manejo de Excel ya más avanzado nos encontramos con las diferentes posibilidades que nos ofrecen las macros a la hora de trabajar la gestión de proveedores con Excel. Gracias a las utilidades que nos ofrece VBA podemos diseñar nuestra base de datos de gestión de proveedores con un complejo menú de botones y navegación que nos permite un mejor manejo de la base de datos.

Las macros de Excel también te permiten desarrollar formularios que puedes rellenar para agregar nuevos proveedores a la base de datos, eliminarlos o encontrarlos en ella, una función muy útil si manejas un gran número de proveedores. En cualquier caso, no hace falta ser un gran experto para la gestión de proveedores con Excel, es suficiente con un poco de sentido común y el manejo de las funciones más destacadas de Excel, que son las que nos ayudarán a crear una base de datos de proveedores y a manejarla sin ningún problema.