Rendición de viáticos con Excel
Los viajes de trabajo implican un gasto para el trabajador que debe asumir la empresa. Es lo que se conoce como viáticos, esas dietas que le pagaremos a nuestro empleado para compensar los gastos que ha tenido durante el viaje. Pero no podemos dar barra libre de gasto a nuestros trabajadores, sino que controlaremos la rendición de viáticos para evitar fraudes y problemas de tesorería en la empresa; y haremos ese control de viáticos con Excel de forma que cada gasto quede registrado y bien justificado por parte del empleado.
Se trata de una especie de hoja de gastos de los empleados que podemos hacer con Excel, centrada en este caso en los gastos de un viaje empresarial.
Cómo controlar con Excel los viajes de trabajo
A la hora de llevar la rendición de viáticos necesitaremos una hoja de Excel en la que anotaremos todos los gastos relacionados con el viaje de nuestro empleado. En primer lugar, se anota la fecha y el destino -o destinos- de este trabajador. También puedes añadir información adicional, como la razón por la que viaja, el programa de reuniones, la duración del viaje o el presupuesto inicial con el que cuenta para sufragar el viaje, aunque cuestiones como el alojamiento pueden estar abonadas por la propia empresa desde el principio.
Nuestra hoja de cálculo tendrá cuatro partes destacadas: alojamiento, alimentación, movilidad y otros gastos, aunque siempre puedes prescindir de alguno de ellos si lo consideras necesario o sumar otros gastos importantes para tu empresa, como por ejemplo el transporte de materiales o productos. Los tres primeros puntos se justificarán con el correspondiente comprobante de pago, que el trabajador tendrá que pedir siempre, el cuarto depende del tipo de gasto ya que no siempre lo podremos conseguir.
Así, en el capítulo de alojamiento anotaremos el hotel o lugar donde se queda el empleado, la fecha de entrada y salida, las noches y el total. Como hemos dicho antes, muchas veces es la propia empresa la que se encarga de reservar y pagar el hotel incluso antes de la llegada del trabajador al mismo, así que podemos añadir una anotación que lo especifique. Si es el caso y nos ponemos muy estrictos no entrará dentro de los viáticos, pero sí que es un gasto más del viaje y como tal debe aparecer en el presupuesto de gastos creado en Excel.
A continuación pasamos a la manutención del trabajador, que también debería correr de nuestra cuenta y que aquí sí que incluye bastantes variables. Según el régimen de alojamiento elegido en el alojamiento, es muy probable que el desayuno e incluso la cena están incluidos. Aún así, en la tabla de gastos de alimentación en nuestra hoja de viáticos con Excel no pueden faltar las diferentes comidas no incluidas. Hay que anotar el lugar, el tipo (comida, cena) y los comensales, añadiendo un comentario con los clientes invitados, si existen.
Otro aspecto destacado es la movilidad. Nos encontramos en una situación similar a la del control de alojamiento, los billetes de tren o avión estarán pagados de antemano por la empresa pero hay que sumarlos al presupuesto. Si el viaje se ha hecho en coche, no está de más anotar los kilómetros recorridos para calcular el consumo de combustible, y añadir los peajes a los viáticos previa presentación del justificante. Si el propio trabajador es el que compra los billetes, debe hacerlo según el presupuesto y las normas de la empresa. En este artículo podéis ampliar el tema sobre el kilometraje y la justificación de pagos:Cómo calcular con Excel el kilometraje realizado para recibir el reembsolso
Por último tenemos esa amalgama de gastos sin justificar, como los taxis, copas con un cliente, etc., que deberíamos anotar con la mayor precisión posible. Una vez anotados todos estos gastos, solo hay que aplicar las fórmulas necesarias para sumar el gasto total del trabajador en su viaje y comprobar que no ha excedido los viáticos que le dimos para ello. Lo más probable es que tenga que devolver el dinero que le haya sobrado, o en su defecto la tarjeta de la empresa.
Usos de las hojas de gastos de los empleados creadas con Excel