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Cotización para Excel

Las plantillas de Excel para cotizaciones consisten en un documento informativo que usa el departamento de una empresa en las negociaciones. Este formato de cotización en Excel sirve para establecer e informar del valor de productos y servicios pero sin registro contable.

En nuestra misión de proporcionar soluciones eficientes y profesionales, al final de este artículo, te dejamos un modelo de cotización en Excel totalmente listo para utilizar. Solo tienes que descargarlo, seguir las instrucciones que te detallamos a continuación y listo.

¿Qué es una cotización y para qué sirve?

La definición de cotización hace referencia a un acuerdo legalmente vinculante entre un proveedor y un cliente a la hora de ofrecer sus servicios. Una vez el presupuesto se confirma, la cotización pasa a ser una factura. Por lo tanto, un formato de cotización en Excel es un documento que sirve para dar paso a una transacción comercial.

El objetivo principal de una cotización es ofrecer al cliente una estimación clara y precisa de los costos involucrados en la adquisición de los bienes o servicios especificados. Además, sirve como una herramienta para establecer expectativas mutuas entre el proveedor y el cliente en términos de precios, plazos de entrega, y condiciones de pago.

En el contexto empresarial, las cotizaciones son fundamentales para facilitar la toma de decisiones informadas por parte de los clientes, permitiéndoles comparar ofertas de diferentes proveedores antes de tomar una decisión de compra. Además, las cotizaciones también son documentos importantes para la gestión interna de las empresas, ya que ayudan a establecer precios competitivos, gestionar inventarios y garantizar una comunicación clara y transparente con los clientes.

La idea de usar nuestra plantilla de cotización de precios para tu empresa es acertada, puesto que puedes personalizarla y modificar los datos de este modelo de plantilla de cotización en formato Excel para adaptarla a lo que tu negocio necesite.

Cómo hacer cotizaciones en Excel

Excel es un buen programa para hacer cotizaciones, ya que permite distribuir de forma ordenada los datos en sus hojas de cálculo, a la vez que las funciones de Excel nos facilitan los cálculos y operaciones. Además, si no tenemos muchos conocimientos, podemos recurrir a una plantilla con un formato de cotización en Excel y descargarla. Los formatos para cotizaciones suelen hacerse tanto en el departamento de ventas como el de compras. Una cotización efectiva debe incluir varios elementos clave para proporcionar información detallada y clara al cliente. Entre los elementos que debe tener una hoja de cotización en Excel se encuentran:

  1. Encabezado:
    • Información de la empresa proveedora, incluyendo nombre, CIF o identificador fiscal, dirección, número de teléfono y correo electrónico.
  2. Fecha de emisión:
    • La fecha en que se emite la cotización, para mantener un registro claro de la temporalidad de la oferta.
  3. Datos del cliente:
    • Nombre y detalles de contacto del cliente o empresa receptora de la cotización.
  4. N.º de cotización:
    • Un identificador único para facilitar el seguimiento y la referencia.
  5. Descripción detallada:
    • Detalles claros y específicos de los productos o servicios ofrecidos, con sus respectivas cantidades, unidades de medida, y cualquier otra característica relevante.
  6. Precios unitarios y totales:
    • Costo individual de cada producto o servicio, junto con el costo total por ítem y el monto total de la cotización.
  7. Condiciones de pago:
    • Términos y condiciones relacionados con el pago, como plazos, métodos de pago aceptados y posibles descuentos por pronto pago u ofertas.
  8. Vigencia de la cotización:
    • La fecha hasta la cual la cotización es válida. Esto es crucial, ya que los precios y condiciones pueden cambiar con el tiempo.
  9. Tiempos de entrega:
    • Estimaciones de los plazos de entrega para los productos o servicios ofrecidos.
  10. Condiciones adicionales:
    • Cualquier término adicional o condición especial que el cliente deba conocer, como garantías, políticas de devolución, o restricciones específicas.
  11. Información fiscal:
    • Detalles relacionados con impuestos, como tasas aplicables y números de identificación fiscal.
  12. Información de contacto:
    • Datos de la persona de contacto en la empresa proveedora para consultas o aclaraciones.

Plantilla con formato de cotización en Excel para descargar gratis

Si no sabemos hacer cotizaciones en Excel, lo mejor es buscar plantillas para Excel ya hechas. A continuación podrás descargar uno de los modelos de cotizaciones en Excel que se suele utilizar en el departamento de contabilidad para las negociaciones de compra-venta.

Descarga gratuita plantilla de Excel para cotización

Cómo usar la plantilla con formato de cotización de Excel

Si tienes dudas a la hora de rellenar este tipo de hoja de cálculo, sigue leyendo te explicamos cómo utilizar la plantilla de cotizaciones paso a paso y de manera sencilla.

En primer lugar, completa el nombre de la empresa, puedes añadir el logo en el encabezado. En la parte derecha puedes introducir el número de la cotización.

Después añade los datos como el CIF, cliente, contacto, fecha, ciudad, teléfono, dirección, email, descuento, tipo de pago.

Y por último tienes otra tabla en la que puedes añadir cada una de las filas con los datos que se piden como el código, la descripción, la cantidad, unidad, el valor unitario y el total. Al final puedes encontrar un espacio destinado a destacar información relevante para transmitir a tus posibles clientes y se desglosa el total, descuento y el IVA.

Te recomendamos que pongas especial atención en los siguientes campos a la hora de rellenarlo para que el documento sea lo más profesional posible:

  • Número de cotización: se trata de un número que se identifica con un seguimiento de facturas y presupuestos.
  • Fecha de caducidad: se trata de una fecha máxima para aceptar la validez de la oferta.
  • Términos y condiciones: en este campo se añaden los términos de pago de la cotización, puedes incluirlo tanto en la parte inferior de la hoja de cálculo o en un campo específico para ello.
  • Firma del cliente: para aceptar la cotización se incluye un apartado para poner el nombre del cliente y su firma.

Beneficios de utilizar la plantilla Excel de cotización

Utilizar una plantilla de Excel con un formato de cotización ofrece diversos beneficios que facilitan la creación y gestión de presupuestos y ofertas comerciales. Aquí te destacamos los más importantes:

  1. Organización y Estructura:
    • Una plantilla de Excel proporciona una estructura organizada para presentar la información de manera clara y ordenada, facilitando la comprensión tanto para el proveedor como para el cliente.
  2. Eficiencia en la Creación:
    • Al contar con un formato predefinido, se ahorra tiempo en la creación de cotizaciones, ya que no es necesario comenzar desde cero en cada ocasión. Solo se requiere completar la información específica de cada transacción.
  3. Precisión y Consistencia:
    • La plantilla asegura la consistencia en la presentación de datos, evitando errores comunes y proporcionando una imagen profesional y confiable de la empresa.
  4. Cálculos Automatizados:
    • Excel permite realizar cálculos automáticos, lo que reduce el riesgo de errores en los totales y simplifica la actualización de precios, cantidades, impuestos, y otros detalles numéricos.
  5. Flexibilidad para Personalización:
    • Aunque se trata de una plantilla predefinida, Excel ofrece la flexibilidad para personalizarla según las necesidades específicas de cada empresa, incluyendo logotipos, colores corporativos y términos comerciales particulares.
  6. Historial y Seguimiento:
    • Al archivar las cotizaciones en Excel, se crea un historial fácilmente accesible que facilita el seguimiento de transacciones anteriores, lo que puede ser útil para análisis y proyecciones comerciales.
  7. Fácil Comunicación:
    • Las cotizaciones en formato Excel son compatibles y fácilmente compartibles por correo electrónico u otros medios electrónicos, simplificando la comunicación con los clientes.

Contacta con nosotros si necesitas ayuda

Si tienes cualquier duda o consulta a cerca de nuestras plantillas, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de atenderte.

Escríbenos tu consulta en el siguiente formulario de contacto y te contestaremos a la mayor brevedad posible:

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Plantilla de cotizaciones para Excel

Este ejemplo de cotizaciones en Excel te servirá para cada cotización que realices. Sólo tienes que descargar la plantilla y rellenar la hoja de cálculo con los datos correspondientes de tu empresa.