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Control de vacaciones en Excel

La plantilla de Excel para el control de vacaciones de los empleados permite a las empresas poder gestionar de forma más eficiente los turnos de vacaciones de los empleados y evitar pérdidas y mala organización en la empresa.

Definición de control de vacaciones

Llevar un seguimiento y control de vacaciones implica que desde el departamento de recursos humanos se revise y apruebe un calendario actualizado de vacaciones en el que se reflejan los días de vacaciones correspondientes a cada empleado. Y es que organizar las vacaciones del personalpreparar los diferentes turnos de trabajo y ordenar la carga de trabajo es vital para que la empresa siga funcionando los días en los que no está toda la plantilla trabajando.

El descanso de los empleados es básico para que no disminuya el nivel de productividad y el clima laboral sea el adecuado. Tras unos días de vacaciones, cualquier persona vuelve con las pilas cargadas. Eso sí, para llevar un control adecuado de las vacaciones del personal es importante dar a conocer los días de vacaciones a los que se tiene derecho por contrato y convenio, así como facilitar la conciliación familiar.

Cómo crear un cuadrante de vacaciones paso a paso en Excel

Si quieres crear un sistema de control de vacaciones gratis y sencillo de usar, sigue leyendo e infórmate. Te explicamos paso a paso cómo crear tu propio calendario de vacaciones para gestionar a tus empleados de manera eficiente:

  1. Crea un libro de Excel para el control de vacaciones con dos hojas. Una hoja denominada cuadrante, donde se encuentran los meses de vacaciones y una hoja llamada festivos en el que se anotan los días festivos en los que no se trabaja.
  2. Asigna un nombre memorable a tu calendario de vacaciones en Excel, te recomendamos que le pongas un nombre sencillo, como por ejemplo “Control de vacaciones 20XX”.
  3. Añade contexto a tu plantilla combinando las celdas de la primera fila para indicar el año en curso sobre el que vas a trabajar durante dicho período. También puedes añadir el logotipo de la empresa para personalizar la plantilla de Excel.
  4. El siguiente paso para elaborar tu plantilla de control de vacaciones es inmovilizar 4 columnas en la parte izquierda de la hoja.
  5. Desglosa cada uno de los meses del año. Anota cada uno de los meses y sus días. En la segunda fila plasma las divisiones de los meses de cada mes desde enero hasta diciembre.
  6. Si tienes nociones de Excel, aprende a añadir fórmulas que simplifiquen tu trabajo a la hora de gestionar las vacaciones del personal. Ahora puedes incluir una fórmula de Excel que cuente el número anterior +1 para que aparezca el día en número.
  7. Es el momento de añadir los detalles de los equipos o departamentos y el nombre del empleado. Antes de proceder a completar la hoja de cálculo con los nombres y apellidos de tus trabajadores, te aconsejamos que los ordenes con base en su nombre o apellido para que a la hora de buscarlos te sea más sencillo.
  8. Contabiliza los días de vacaciones. Incluye el total de días de vacaciones disponibles y restantes. En el contrato de cada trabajador se indicarán los días de vacaciones que tiene el empleado, que no tienen por qué hacerse todos seguidos. Por eso, junto en la misma hoja de Excel donde está nuestro cuadrante de vacaciones con Excel debería aparecer el total de días libres que tiene el trabajador a lo largo del año y los que ha consumido o está previsto que consuma una vez distribuidas las vacaciones.
  9. Anota los días festivos en una segunda hoja. marca los días no laborables y los festivos.
  10. Crea varias copias de la hoja de cálculo en función de tus necesidades. Puedes crear una copia de la hoja de cálculo para tener siempre una plantilla de Excel de vacaciones disponible para empezar a usar desde cero o incluso crear varias para desglosar en función de los departamentos por los que está formado el organigrama. Este tipo de decisión dependerá en gran medida del tamaño de la empresa.

Ahora solo tienes que buscar el nombre del trabajador y el período que ha solicitado vacaciones y anotarlo en tu plantilla. De esta forma dispones de una plantilla de Excel que mejorará tu eficiencia a la hora de controlar los períodos de vacaciones.

Cuando tengas acabado tu cuadrante de vacaciones con Excel llega la hora de compartirlo con tus empleados. Una buena opción es aprovechar las oportunidades de Google Drive y colgar la plantilla de control de vacaciones en la red para que cada trabajador pueda acceder desde su ordenador cuando lo considere oportuno para consultarlo. Así, también tendrán acceso a las actualizaciones y no hace falta imprimir un nuevo calendario cada vez que lo actualicemos con los cambios en las vacaciones de los empleados

Consejos para llevar un control de asignación de las vacaciones

La idea de no organizar correctamente las vacaciones del personal puede dar como resultado unas malas cifras en los meses en los que se solicita una mayor demanda de las mismas, toma nota y descubre los mejores consejos para llevar un seguimiento profesional de las vacaciones de tus trabajadores y dejarlo todo bien planificado:

  • Crea una política de vacaciones clara y transparente.
  • Controla las ausencias laborales.
  • Aclara todas las dudas sobre la política de vacaciones y ausencias a los trabajadores para ponerlo fácil.
  • La solicitud de las vacaciones debe permitir que la carga de trabajo se organice con éxito.
  • Cuadra las vacaciones y los turnos de trabajo de manera eficiente.
  • Prioriza y avisa de cómo se pueden solicitar las vacaciones para evitar malos entendidos.
  • Favorece la conciliación familiar y laboral.
  • Fomenta la comunicación a la hora de negociar las vacaciones.
  • Usa una hoja de control de vacaciones en un documento que puedas compartir con los jefes de departamentos.

Con estos consejos y con un cuadro de control de vacaciones en Excel bien gestionado puedes reorganizar la carga de trabajo.

Plantilla de control de vacaciones en Excel gratis para descargar

Esta plantilla para el control de vacaciones está especialmente recomendada para empresas pequeñas, de pocos empleados, en caso de empresas con mayor número de trabajadores sería necesitaría un sistema de gestión de personal mucho más avanzado.

¿Cómo se usa este formato de control de vacaciones en Excel?

La plantilla está formada por dos hojas: Control de vacaciones y Festivos y Laborables. A continuación te explicamos los pasos a seguir para manejar tu plantilla fácilmente.

HOJA CONTROL DE VACACIONES

Selecciona el año para actualizar el calendario y selecciona un mes del desplegable. Utiliza la leyenda que te ofrecemos o bien escribe tus propios términos y abreviaturas.
Crea el listado de empleados y marca en los días correspondientes el motivo de la ausencia utilizando las abreviaturas. Anota los días de vacaciones que corresponden a cada trabajador y los acumulados de años anteriores. La plantilla calculará el resto.

HOJA FESTIVOS Y LABORABLES

Indica en la tabla “Días laborables” con el sí o no del desplegable los días de la semana que se trabajan. A continuación, indica en la tabla de Festivos los días no laborables del año correspondiente.

Beneficios de utilizar la plantilla de Excel para el control de vacaciones

La gestión de Recursos Humanos con Excel nos facilitará las labores relacionadas con todos los aspectos relacionados con los trabajadores, incluidas las vacaciones. Estas son solo algunas de las ventajas que tiene utilizar Excel para controlar las vacaciones de los empleados.

  1. Facilidad de Uso: Las plantillas de Excel ofrecen una interfaz intuitiva que permite a los usuarios, incluso sin experiencia avanzada, crear y gestionar fácilmente un cuadrante de vacaciones.
  2. Ahorro de Tiempo: Al proporcionar un formato preestablecido, las plantillas reducen significativamente el tiempo necesario para diseñar y actualizar un cuadrante, permitiendo una gestión más eficiente.
  3. Personalización Sencilla: Las plantillas son flexibles y permiten adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, desde el número de empleados hasta la duración y distribución de las vacaciones.
  4. Organización Efectiva: Facilitan la creación de un calendario claro y organizado, lo que ayuda a evitar solapamientos y conflictos en la asignación de vacaciones, garantizando una cobertura constante.
  5. Automatización de Cálculos: Con funciones y fórmulas incorporadas, las plantillas de Excel pueden calcular automáticamente el total de días de vacaciones utilizados, disponibles y restantes, simplificando la gestión de recursos humanos.
  6. Registro Histórico: Las plantillas pueden servir como un registro histórico, permitiendo un seguimiento de las vacaciones pasadas y facilitando la planificación futura basada en datos anteriores.
  7. Evitar duplicidades en las vacaciones: Nos permite organizar con tiempo el calendario vacacional, evitando que haya semanas sin ningún trabajador disponible.
  8. Coste Efectivo: En comparación con sistemas de gestión más complejos, el uso de plantillas de Excel es una opción rentable, ya que no requiere inversión adicional en software especializado.
  9. Flexibilidad en Actualizaciones: Puedes realizar actualizaciones y modificaciones en cualquier momento según las necesidades cambiantes de la empresa, sin depender de soporte técnico externo.

Cálculo de las vacaciones para empleados

Además de para el empresario, poder gestionar su jornada laboral es muy importante para los empleados, por lo que existen sistemas para calcular sus vacaciones utilizando una plantilla de Excel. Si te interesa llevar el control de los días de vacaciones que te corresponden, te aconsejamos que descargues la siguiente plantilla.

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Plantilla Excel Control de vacaciones

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