Pautas para hacer una BBDD de clientes con Excel

La mejor forma de tener siempre a tus clientes bajo control es creando una base de datos en la que ellos sean los protagonistas. Una BBDD de clientes no es más que un documento tipo hoja de Excel en la que introducimos los datos más relevantes de cada uno de ellos, incluidos los métodos de contacto, a la que acudiremos cada vez que necesitemos información sobre un cliente. Sin lugar a dudas, la mejor opción es hacerte con una plantilla de BBDD para Excel o una plantilla de seguimiento de clientes, aunque tú también puedes diseñar la base de datos en Excel.

Cómo hacer la Base de Datos de los clientes con Excel

Tanto si decides crear tú tu propia base de datos o adaptar una de las plantillas de BBDD de Excel que puedes descargar, el primer paso será generar una tabla que incluya los datos de los clientes. En la primera fila hay que incluir las diferentes categorías, entre las que no pueden faltar datos como el nombre, el número de teléfono, el e-mail, etc. También puedes incluir el número de referencia o código del cliente, la dirección o ciudad, qué tipo de cliente es… Cualquier dato que esté relacionado con él y sea de interés.

Una vez has creado la tabla de Excel según tus necesidades, llega la hora de integrar los datos. Dicho de otra manera, tendrás que rellenar la base de datos de clientes con toda la información que tengas sobre ellos. Para conseguirla tenemos varios métodos, como solicitar los datos directamente al cliente a través de formularios y similares cuando realizan una compra, buscar la información de la empresa en guías y fuentes comerciales, tratar de informarnos sobre el cliente en redes sociales, etc.

Ya hemos hecho lo principal, aunque nos quedará lo más importante: mantener actualizada la base de datos de clientes. Cada vez que consigas un nuevo cliente deberías agregar toda la información relacionada con él a esta BBDD de clientes, para lo que podemos recurrir a la función Formulario de Excel, que nos ayudará a evitar problemas. Cuando descubras un nuevo criterio que debería formar parte de la base de datos para facilitarte las cosas, no dudes en agregarlo a la tabla de forma que puedas utilizarlo a la hora de lanzar tus campañas de marketing.

Dentro de las Bases de datos de clientes es importante contar con una ficha del cliente para conocer sus patrones de compra y adelantarnos a lo que están buscando. Te dejamos las pautas para elaborar la ficha de cliente con Excel de forma fácil y sencilla.

Saca el máximo partido a tu BBDD de clientes

A la hora de hacer tu BBDD en Excel, es recomendable añadir tantos datos como nos sea posible de cara a aprovecharla al máximo en el futuro. Cuando estés construyendo esa base de datos debes tener siempre en mente el uso que le vas a dar. Si es un uso puramente informativo basta con los datos de contacto y poco más, pero quizá no sea tan necesario. En cambio, si las vas a utilizar para tus acciones de marketing tendrás que aplicar los filtros para aprovecharla al máximo, y cuantos más datos haya, más filtros habrá.

Piensa que cualquier estrategia de marketing será más efectiva cuantas más opciones tengas de filtrar los datos y dar con el target ideal de cada campaña, y esto es algo que no podemos perder de vista a la hora de crear nuestra base de datos. Por eso es recomendable utilizar una plantilla BBDD, en la que ya tenemos una serie de campos predeterminados que solo tenemos que rellenar. Si no vas a utilizarla para marketing, la plantilla de seguimiento de clientes es una herramienta quizá más recomendable y que no deja de ser una versión de la base de datos a la que podrás añadir información y comentarios sobre cada cliente.