Pautas para hacer el inventario de maquinaria con Excel
Hay empresas que, por sus características, necesitan contar con determinada maquinaria para funcionar. La industria es el caso más evidente, ya que sin las máquinas sería imposible producir ningún tipo de producto para sus clientes, pero también es el caso de laboratorios, servicios y otros sectores en los que se precisa maquinaria. La maquinaria exige una importante inversión, tanto en la compra como de mantenimiento, por eso es muy recomendable hacer un inventario de maquinaria con Excel.
Controla la maquinaria de la empresa con Excel
Tenemos muchas razones para hacer un inventario de maquinaria con Excel, empezando por saber en todo momento de qué maquinaria dispone la empresa, comprobar si cuenta con los trabajadores capacitados para utilizarla, el estado y antigüedad de los aparatos, las necesidades de mantenimiento que exige… De esta forma no solo sabrás en todo momento los bienes que posee la empresa, algo imprescindible para su correcta gestión, también conocerás sus necesidades y realizando un buen mantenimiento evitarás averías que afecten a la producción.
Decíamos que podemos completar el inventario de maquinaria con Excel, ya que este programa es el que más facilidades nos ofrece para completar nuestro trabajo. Por una parte, su distribución en celdas, filas y columnas nos permite diseñar rápida y fácilmente las tablas necesarias para añadir una a una las diferentes máquinas que tenemos y toda la información relacionada con ellas; pero por otra parte, las muchas fórmulas y funciones de Excel nos permiten filtrar y encontrar la información necesaria muy rápidamente.
Así, lo único que tenemos que hacer es diseñar una tabla en Excel para introducir la maquinaria de la empresa. En el caso de contar con dos o más máquinas idénticas siempre es preferible añadirlas de forma independiente, ya que cada una puede tener unas necesidades específicas, por ejemplo en lo relacionado al mantenimiento o al lugar donde están instaladas, que la diferencia del resto. A continuación te explicamos las columnas que deberías incluir en tu inventario de maquinaria con Excel:
- ID de la máquina: cada máquina debería tener un código número identificador que permita clasificarlo, pero también facilitar su uso, mantenimiento, etc. Puede ser el propio nombre de la máquina.
- Tipo de máquina: aunque la añadamos a la ID, no está de más incluir una columna donde se especifique de qué maquinaria estamos hablando.
- Área de instalación: si la empresa cuenta con diferentes puntos de producción es imprescindible saber dónde está cada cosa. Pero incluso en una empresa pequeña, con un solo centro productivo, es importante tener localizada toda la maquinaria.
- Fecha de compra: a medida que pasa el tiempo la maquinaria se va quedando obsoleta, así que es imprescindible saber cuándo se compró cada máquina para proceder a su renovación cuando sea necesario. También conviene conocer la fecha de compra por cuestiones de mantenimiento.
- Fecha de garantía: la garantía nos protege ante cualquier problema durante un periodo determinado a partir de la compra de la maquinaria, así que en el inventario es imprescindible indicar si la máquina está en garantía o no para actuar de una forma u otro en caso de avería.
- Estado: en funcionamiento, en reparación, pendiente de reparación, sin utilizar, desconectado… Es la columna que más cambiará dentro de nuestro inventario, ya que conviene tenerla siempre actualizada.
Queda claro que hacer el inventario de maquinaria con Excel es un proceso realmente fácil, para el que no hace falta ser ningún experto en este programa. Eso sí, siempre podemos ir un paso más allá y utilizar funciones de Excel para controlar el inventario como el formato condicional, para que cuestiones como la garantía se actualicen de forma automática y no tengamos que preocuparnos de hacerlo nosotros. En cualquier caso, la clave para que el inventario de maquinaria funcione es tenerlo actualizado.