Pautas para hacer el balance general con Excel

El balance general es ese informe financiero de la empresa en el que se incluyen las cuentas de activo (lo que tiene la empresa) y de pasivo (lo que debe). La diferencia entre activo y pasivo nos da el patrimonio o capital contable. Tendrás que hacer el balance general para presentarlo a tus socios o inversores, y suele hacerse al final de un ejercicio (anual, semestral, trimestral, mensual…). Lo ideal sería hacer el análisis de balances con Excel ya que gracias a la plantilla de balance general lo tendrás más fácil.

Cómo se hace el balance general con Excel

A la hora de hacer el balance general tienes dos opciones, preparar este informe con Excel o pedir a un contable que lo haga. Lo más probable es que el contable también recurra a Excel para hacer el balance general, así que lo haremos nosotros mismos. Nuestro primer paso para hacer el balance general con Excel debería ser descargar la plantilla de balance general o crear una hoja de contabilidad sencilla con Excel, que cuenta con todos los elementos imprescindibles a la hora de completar ese balance. Lo único que tendrás que hacer es rellenarlos.

En primer lugar registramos los activos circulantes, que incluyen la caja, los bancos, las cuentas por cobrar o los inventarios. Al capítulo de activos circulantes hay que sumar los activos fijos, que nos presentan tantos cambios como los circulantes, y que van desde la maquinaria y el equipo que tenéis a los terrenos y edificios o el mobiliario y material de oficina. La suma de los activos circulantes y fijos nos da el total de activos, la primera parte de nuestro balance general.

Pero igual que tenemos activos circulantes y fijos tenemos pasivos circulantes y fijos. Entre los pasivos circulantes encontramos las obligaciones bancarias, cuentas por pagar a proveedores y acreedores, impuestos a pagar o anticipos de clientes, mientras que en los pasivos fijos solemos incluir las deudas con una exigibilidad superior a 12 meses, como los créditos bancarios o los documentos por pagar. La suma de los pasivos puede verse afectada por la existencia de pasivos diferidos, como los ingresos que recibimos por anticipado.

Así, en nuestra plantilla de balance general tendremos celdas para indicar los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa, los tres aspectos más destacados de este informe. Esta será la mejor forma de conocer los activos y pasivos de nuestra empresa, además del patrimonio neto que tiene la compañía. A estas alturas te habrás dado cuenta que para realizar el balance general es necesario hacer un gran número de operaciones, pero podremos calcular con Excel todas las operaciones gracias a sus múltiples fórmulas y funciones.

De hecho, las plantillas con hojas de cálculo llevan incorporadas una serie de funciones de Excel que nos permitirán disfrutar de un excelente análisis de balance general. De esta forma tendrás a tu disposición la información más precisa sobre el estado real de las cuentas de la compañía, de forma que podrás exponerlas sin problemas ante socios e inversores. Eso sí, ten en cuenta que debido a los activos y pasivos circulantes el balance general puede cambiar de un día para otro, así que tendrás que acudir de nuevo a la plantilla para actualizar los datos.

Ahora que tenemos listo nuestro balance general con una plantilla de Excel, conviene verificar que la suma del pasivo y el capital es igual al monto total de activos. Se trata de una operación que nos debería dar un resultado de igualdad, lo que significa que el balance se ha hecho bien y se respeta la ecuación de contabilidad. Si hay una gran diferencia entre la suma del pasivo y capital con el total de activos comprueba que has hecho bien el balance general, ya que si los números no cuadran tu empresa puede tener graves problemas financieros.

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