Pautas para calcular con Excel la desviación de ventas

Todo el mundo sabe qué es la media, el promedio de cualquier cantidad de cifras, por ejemplo el nivel de ventas de tu empresa. Sin embargo, no todos los meses venderás lo mismo, habrá unos en que las ventas vayan mejor y otros que no sean tan buenos, y ahí es donde aparece la desviación de ventas, la cifra que indica la oscilación de los datos de ventas en comparación con los valores del conjunto. Hay muchas formas de calcular la desviación, pero sin lugar a dudas la mejor es hacerla con la ayuda de Excel.

Repasamos diferentes maneras de mejorar la gestión comercial con Excel al calcular la desviación de las ventas.

Cómo calcular la desviación de ventas en Excel

Para calcular la desviación estándar de un grupo de cifras hay que calcular la media, restar una a una las cifras a la media, sacar el cuadrado de cada resultado, sumar los cuadrados y finalmente hacer la raíz cuadrada para obtener la desviación. Un proceso algo largo y complicado, que gracias a Excel nos podemos saltar. Para calcular la desviación de ventas con Excel se utiliza la función DESVEST, que nos permite obtener fácil y cómodamente la desviación estándar. Además, la plantilla de Excel de ventas te ayudará a simplificar más las cosas.

A la hora de utilizar la función DESVEST tendrás que distribuir los diferentes datos de los que vas a calcular la desviación en una columna. Cada dato irá en una celda, y en la última celda se indica la función y el rango que ocupan los datos. Por ejemplo, si vas a calcular la desviación de ventas de un año y las ventas van de la celda B1 (enero) a B12 (diciembre), en la celda B13 habría que introducir la función =DESVPAD(B1:B12). Pulsamos la tecla enter y te aparece la desviación estándar.

Otra opción es añadir un conjunto de números como parámetros a DESVEST para que Excel se encargue de calcular la desviación típica de las ventas. En este caso, el resultado sería DESVEST(número1;número2;…), y así hasta un máximo de 30 cifras en una cadena sin espacios en blanco. Eso sí, si vas a utilizar este último método en las hojas de cálculo de Google Drive o en la versión de Excel en inglés tendrás que poner el nombre de la función en ese idioma, así que utilizaremos la fórmula STDEV en vez de DESVEST.

La plantilla de Excel para ventas

Antes hemos dicho que contar con una plantilla de ventas nos será de gran utilidad para calcular la desviación de ventas con Excel. Estamos ante un instrumento esencial para el control de ventas, que nos permite realizar un seguimiento diario, semanal, mensual, trimestral, etc., pero también por cliente o producto de forma que extraeremos una información muy valiosa de las plantillas de ventas a la hora de calcular la desviación de ventas. Además, mientras lo haces puedes ir controlando el stock.

Hay quienes optan por diseñar sus propias plantillas de Excel, pero la solución ideal es aprovechas las plantillas de Excel para ventas, con las que podrás ver la proyección de ventas en el propio documento de Excel y trasladarlas de la plantilla al informe de ventas, en el que puede aparecer la desviación de ventas. Cuestiones como el control del stock o la gestión de disponibilidad de productos también se simplifican con las plantillas de ventas para Excel.

Aunque las ventas sean cíclicas y unos meses te pueda ir mejor que otros, calcular la desviación de ventas con Excel te ayudará a saber si el caída de ventas de los meses malos entra dentro de la media o si en los mejores meses la desviación se ajusta a lo que debería ser o no. Son datos que cualquier empresario debería conocer a la hora de analizar la evolución de las ventas para saber si realmente está ganando, perdiendo o se mantiene sin grandes cambios.

Claves para hacer informes periódicos de ventas con Excel