Pasos para convertir el presupuesto comercial en una factura con Excel

Convertir los presupuestos en facturas

En la gestión comercial con los clientes son necesarios varios tipos de documentos empresariales. Los principales son el presupuesto comercial que informa del precio que supondrá los productos o servicios contratados y el segundo la factura por el importe total a pagar. El primero es un documento previo a la relación comercial, sin él no se cierra la transacción económica; y el segundo es el comprobante de compra-venta que tiene carácter obligatorio y legal.

Ambos documentos contienen prácticamente la misma información por este motivo es aconsejable poder convertir el presupuesto en la factura ordinaria que se emite al cliente. La gestión administrativa con Excel facilita esta labor, ya que las plantillas de presupuestos permiten además generar la factura definitiva.

Cómo convertir en Excel el presupuesto comercial en la factura de venta

El primer paso es crear el presupuesto comercial con Excel con todos los datos de la transacción económica. El contenido de los presupuestos comerciales es: Nombre del cliente y sus datos, productos deseados, descripción de los mismos, el precio en bruto y el tipo de IVA que se aplica, así como el total a pagar. Además es necesario anotar la fecha de emisión del presupuesto y la validez del mismo. Será el tiempo que tiene el cliente en aceptar las condiciones de venta que propone la empresa.

Las plantillas de Excel para crear presupuestos comercial se estructuran en diferentes hojas de Excel. Una pestaña para los ítems o productos que comercializa la empresa, otra para la BBDD de clientes en Excel y por último otra para la generación del presupuesto. Cuando se completa la información de las dos primeras hoja de Excel se autocompleta la ficha del presupuesto. Esto es posible gracias a las funciones y fórmulas avanzadas que tiene el programa.

Si el cliente ha aceptado las condiciones del presupuesto, la empresa suministrará los productos anotados en dicho documento mercantil y emitirá la factura. Para  agilizar los trámites, la plantilla de presupuesto se podrá convertir en una factura valida.



Existen plantillas de presupuestos en Excel que incluyen el botón "convertir a Factura" u otras que directamente el presupuesto se comporta similar a las facturas. Lo único que cambiará será la numeración de la factura. Recuerda que el contenido mínimo de la factura incluye la numeración correlativa.

Para enviar la factura de manera telemática (vía email) es posible convertir el archivo de Excel en PDF y adjuntarlo al email que enviamos al cliente. De esta manera tan sencilla es posible gestionar la facturación de la empresa con Excel.

El presupuesto no es de carácter obligatorio ni tiene validez legal, sin embargo la factura tiene que cumplir una serie de requisitos para que tenga validez legal. Por este motivo la plantilla de Excel que usemos para hacer presupuestos y convertirlos en facturas tienen que seguir la normativa del país.

 

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