6 pasos para aprender a validar datos en Excel

Excel tiene una herramienta muy útil que es la validación de datos. Gracias a ella, podemos limitar el tipo de datos que se puede introducir en nuestra hoja de Excel, en las celdas que señalemos.

¿Para qué sirve la validación de datos?

Esto es muy útil principalmente por dos motivos:

• Podremos evitar errores posteriores, que no tenemos que corregir posteriormente.
• Ayuda al trabajo en equipo. Si varias personas trabajan en una misma hoja, podemos avisarles del tipo de dato que se podrá introducir en una celda.

Así, con la validación de datos de Excel podemos establecer criterios con respecto al tipo de dato que podemos introducir en una celda o conjunto de celdas. Pudiendo elegir entre:

• Un número entero
• Un número decimal
• Un elemento de una lista
• Una fecha
• Una hora
• Un texto con una determinada longitud
• Por ejemplo, podríamos establecer que un determinado dato, sólo apareciera una determinada vez en la celda (así no tendríamos duplicidades de datos).

¿Cómo hacer una validación de datos correctamente?

A continuación veremos cómo realizar una validación de datos con un ejemplo práctico. Imaginemos que tenemos una hoja de Excel en la que gestionamos a nuestros clientes y queremos realizar una campaña dirigida a cliente que tengan una determinada edad, a los nacidos entre 1975 y 1985. Veamos los pasos a seguir.

1. Selección de celda o celdas

En primer seleccionaremos las celdas a las que queremos establecer la validación. En nuestro caso, las celdas serían las que se encuentran debajo de la celda “fecha de nacimiento”.

2. Validación de datos

En la pestaña “Datos“, nos iremos al grupo “Herramientas de datos“ y ahí escogeremos “Validación de datos“. 

3. Criterio de validación

Abierta la ventana de “Validación de datos“, en la pestaña de “Configuración” y en “Criterio de Validación“, en el listado de “Permitir“, elegiremos el criterio que queremos establecer. En nuestro ejemplo escogemos fecha.

• Como queremos establecer un intervalo de fechas, en Datos seleccionaremos la opción “entre” y abajo, en Fecha inicial y fecha final escribiremos la fecha de inicio y la fecha de fin que nos interesa. Así:
  • Fechas inicial: 01/01/1975
  • Fecha final: 32/12/1975 IMGA

Recuerda que si queremos introducir sólo fechas en una celda o celdas, hemos tenido que establecer el tipo de datos para estas celdas. Se hace en la pestaña Inicio, en el grupo Número, desplegando la lista y eligiendo el tipo de dato de Excel que queremos introducir en las celdas, en nuestro caso, fecha.

4. Personalizar mensaje de error

Cuando hemos establecido la validación de las celdas (en nuestro ejemplo es que sólo se pueda escribir en ellas fechas comprendidas en un intervalo) si el usuario introduce una que está fuera de la misma, Excel no le permitirá hacerlo y le saldrá un mensaje de error. Este mensaje podemos personalizarlo y para ello, en la misma ventana de “Validación de datos”, en la pestaña “Mensaje de error”, podemos elegir un “Estilo: Detener, Advertencia e Información”, que implica que sale un icono u otro y distintos botones cuando sale la alerta y el mensaje que queremos que salga. Nosotros hemos escrito la condición.

5. Personalizar mensaje de entrada

Pero también podemos personalizar el mensaje de entrada es decir, mostrar un mensaje cuando el usuario elija la celda en la que va a introducir datos. En nuestro ejemplo, le avisamos del tipo de dato que podrá introducir, así evitaremos que el usuario meta una fecha que no nos interesa y que por lo tanto, le dará error.

6. Eliminar validación de datos

Ya tenemos nuestra validación de datos creada para el rango de celdas seleccionadas. Si queremos eliminarla, porque por ejemplo ya no deseamos tener ese criterio para las fechas de nacimiento de nuestros clientes, bastaría con seleccionar las celdas a las que hemos creado la validación de datos y en la misma pestaña “Datos”, en “Validación de datos”, cuando se abra el cuadro, le daremos a “Borrar todos” y nuestra validación se habrá eliminado.

En este tutorial encontrarás más indicaciones para validar datos en Excel