Hoja de gastos en Excel

Uso de las hojas de gastos de los empleados de Excel

Cuando elaboramos el presupuesto de nuestra empresa, seguro que reservamos un montante para lo que se denomina gastos de los empleados. Se trata de aquellos gastos que no podemos calcular con antelación, como los gastos de parking, gasolina, comidas, viajes o zona azul, por citar unos ejemplos, fruto de su actividad en nombre de la empresa. No podemos dar barra libre para que gasten todo lo que quieran, así que se recomienda tener una hoja de control de gastos de los empleados, que complementará el presupuesto de gastos salariales creado con Excel.

Se trata de un documento en el que anotaremos todos los gastos de un trabajador derivados de su labor en representación de nuestra empresa. Por ejemplo, si tiene que invitar a comer a un cliente se anota el precio de la comida, tanto si ha sido pagada con la tarjeta de la empresa como con la suya y hay que devolverle el importe; si ha tenido que transportar algo hay que pagarle la gasolina -se hace por kilómetros- y, si ha habido gasto, los peajes o el parking donde ha dejado su vehículo, etc. Y todo esto debe quedar registrado en un documento como es la hoja de gastos.

Por qué crear las hojas de gastos de los empleados con Excel

Aunque hay varios usos de hojas de gastos con Excel, haremos la hoja de gastos de los empleados en Excel  para ejercer el mejor control sobre las finanzas de nuestra empresa. Al fin y al cabo, una buena gestión de los recursos económicos es imprescindible para el éxito de la empresa y su supervivencia a corto, medio y largo plazo, y para ello necesitaremos un registro completo de todos los gastos que se den en la compañía. Los gastos de los empleados no son una excepción, así que los controlaremos para no exceder el presupuesto destinado a este capítulo.

La razón de hacerlo en Excel es tan simple como que el uso de una plantilla de hoja de gastos para empleados hace que el propio programa se encargue de ejercer ese control. Así, basta con incluir en la plantilla el gasto concreto y este se sumará al total gastado por ese trabajador. Además, los puedes organizar por trabajadores, conceptos, dietas, etc., lo que te permitirá conocer en todo momento en qué se gasta el dinero tu empresa. Así, cuando llegue el momento de ajustarse el cinturón sabrás en todo momento en qué aspecto de los gastos de empleados gastas más y puedes recortar.

También puedes utilizar la información obtenida a través de las hojas de gastos de trabajadores para calcular las dietas que pagarás a final de mes a los trabajadores. Por ejemplo, si ha pasado alguna noche fuera de casa por cuestiones de trabajo, le tendrás que abonar los gastos de hotel y un plus en forma de dieta por haber tenido que pernoctar en otra ciudad. Vistos así, pueden parecer pequeños gastos pero cuando se acabe el ejercicio descubrirás que es una parte importante de los gastos de la empresa, y siempre es preferible tenerlos bajo control.

La última razón para apostar por estas hojas de gastos de empleados es que lo único que tienes que hacer es descargarla y rellenarla. Se trata de hojas de Excel que incorporan una serie de fórmulas y funciones de forma que solo con introducir el gasto las operaciones se realizarán de forma automática y la hoja de gastos se actualizará al instante. Sobra decir que incluiremos la fecha, el gasto, el trabajador que lo hace y en qué concepto y todas las observaciones que consideres oportunas. Ya lo sabes, descarga las hojas de gastos de empleados y mantén bajo control el presupuesto de la empresa.

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