Nunca te olvides de nada importante con Excel

Ser ordenado tiene premio, ya que seguir una metodología para nuestro día a día, ya sea a nivel personal o profesional, nos ayudará a llegar al final de la jornada con todas nuestras tareas diarias completadas. Muchas veces, nos fiamos de nuestra memoria para ello, o anotamos las tareas en la agenda del móvil, con el riesgo que eso conlleva; pero también se puede utilizar Excel para recordar tareas, a modo de agenda. Y no solo recordarás las cosas importantes, también te aseguras de hacer esas tareas empezando por las prioritarias.

Cómo usar Excel como una agenda de recordatorios

La mejor forma de utilizar Excel como recordatorio de tareas es descargando la plantilla de agenda de Excel o la plantilla to do list de Excel, documentos que ya tenemos preconfigurados y a los que solo tenemos que añadir todas nuestras tareas. De esta manera, puedes preparar tu agenda de modo diario, semanal, mensual o anual, controlando todos los eventos que tienes en el horizonte a corto, medio y largo plazo y dándote el plazo necesario para preparar los acontecimientos más destacados.

Uno de los aspectos más destacados de esta plantilla es el uso de la matriz de Covey para mejorar la efectividad de nuestro trabajo. Esta matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes según su relevancia y prioridad: urgente e importante, no urgente e importante, urgente y no importante o no urgente y no importante. Gracias a esta división de tareas es más fácil organizarnos y mejoraremos nuestra efectividad y eficiencia ya que completaremos primero las tareas más importantes y más tarde se harán las tareas no importantes.

Contar con una herramienta como esta es indispensable para nuestra organización y la mejor gestión del tiempo y del resto de recursos. Recuerda que el objetivo de utilizar Excel para recordar tareas es no dejarnos nada importante por hacer, de modo que si priorizamos nuestras obligaciones haremos primero esas que se encuadran en el grupo de las tareas urgentes e importantes que son, a priori, las más relevantes de nuestra agenda.

Igual que pasa con todas las plantillas de Excel, estos documentos se pueden editar de modo que la puedas actualizar a medida que tengas nuevas citas o tareas. Gracias a la edición, podemos añadir a nuestra agenda en Excel categorías como reunión, cita, cumpleaños, presentación, viaje, llamada, conferencia, examen, entrega, pedido, etc. Así, basta con echar un simple vistazo al documento de Excel para ver todas las tareas diarias que tenemos y organizar nuestra jornada. El hecho de añadir eventos más personales como cumpleaños o aniversarios siempre es un plus.

Anotar tareas pendientes con Excel

Al utilizar este programa para recordar tareas también tenemos la opción de generar una check list con Excel y añadir todas las tareas pendientes que tenemos y marcar las que hemos finalizado. Además, estas plantillas van con una serie de recordatorios que nos indican en todo momento cuáles son las tareas prioritarias o más importantes, de modo que no se nos pase ninguna tarea importante. Por último, hay que señalar que se trata de documentos de Excel muy fácil de utilizar, con una navegación muy simple y una serie de menús que nos permitirán sacar el máximo partido a nuestra agenda diaria.

Cuanto mejor te organices, más efectivo y productivo serás. Una buena organización es básica para completar todas las tareas, pero también para hacerlo de modo eficiente, comenzando por las más importantes y acabando con las secundarias o terciarias, mucho menos relevantes; y también nos ayudan a la hora de delegar tareas o responsabilidades con nuestros compañeros. El simple hecho de ser ordenados y llevar así nuestra agenda también nos permite un ahorro de tiempo que podemos invertir en nuestra vida personal, en vez de perderlo con cuestiones profesionales menores.