Los mejores trucos y consejos para ahorrar tiempo en Excel

Como hemos dicho más de una vez, trabajando con Excel podemos ahorrar mucho tiempo y por ello, es la mejor opción para realizar acciones cotidianas en la gestión de tu empresa. Pero a nivel personal, usar Excel también nos ayudará mucho cuando queramos organizar información, llevar nuestros gastos… Y también nos puede interesar ahorrarnos tiempo.

Trucos que te ayudarán a ahorrar tiempo en Excel

En Excel existen multitud de herramientas y funciones, que usaremos según nuestros intereses y conocimientos. Pero lo que sí está claro es que existen trucos que ayudarán a cualquiera que trabaja con Excel, a que su trabajo sea más rápido.  Por ello, en el post de hoy, queremos enseñarte los mejores trucos y consejos para ahorrar tiempo en Excel:

• Utiliza atajo de teclados. Gracias a los atajos de teclado, no tendremos que quitar la mano del teclado para usar una función o herramienta de Excel, con lo que ahorraremos tiempo. Así, podremos usar atajos de teclados para realizar acciones relacionadas con:
  • Atajos para movernos por las celdas y hojas del libro. 
  • Atajos para realizar funciones básicas como por ejemplo, imprimir, guardar, cerrar…
  • Atajaos para dar formato a los datos de las celdas seleccionadas como por ejemplo, negrita, subrayado…
  • Atajos para copiar/pegar/borrar datos de las celdas seleccionadas.
  • Atajos para insertar datos o elementos en celdas como por ejemplo fechas, monedas, hora…

Si alguna vez tienes dudas de cómo usar alguna de las herramientas de la cinta de opciones sin usar el ratón (haciendo click sobre ellas) sino mediante el teclado, ponte encima de ellas con el cursor  y te aparecerá la etiqueta de la combinación de teclas o la tecla que utilizar para usarla.

• Usa plantillas. Gracias a las plantillas podemos disponer de modelos de archivos en Excel bastantes útiles, sin tener que diseñarlos nosotros mismos, porque si algo está hecho ¿por qué no usarlo?, ahorraremos mucho tiempo y además, si algo no nos gusta podemos cambiarlo sin problemas. Así, podemos encontrar en Internet y en el propio programa plantillas de casi todo lo que se nos ocurra: plantillas de facturas, de calendarios, plantillas de informes de gastos, de nóminas, turnos…etc. En Excel podemos descargarlas de forma muy sencilla, bastará con irnos a Archivo> Nuevo y buscar la plantilla que nos interese. Después le daremos a al botón Recuerda que, como hemos dicho, podemos modificar el aspecto de la plantilla, si así lo deseamos.
• Formato de celdas o tablas ya configurados. Al igual que decíamos con las plantillas, si algo ya está hecho, ¿ por qué no usarlo nosotros? Como sabrás, a las celdas y tablas de Excel podemos darle el formato que queramos. Podemos poner color en el texto, color en el relleno de la celda, color para los bordes, podemos darle negrita a la fuente, cursiva, etc. Todo esto lo podemos hacer da forma manual en el grupo Fuente, en la pestaña

 Pero podemos ahorrar tiempo, usando los estilos ya configurados por Excel. Para hacerlo, nos iremos al grupo Estilos, de la misma pestaña Inicio y con las celdas a las que queramos aplicarle el estilo seleccionado, le daremos a Dar formato como tabla o Estilos de celda. Con cada una de ellas, se nos abrirá una galería de estilos ya configurados. De esta forma, no tendremos nosotros que aplicarle nada, bastará con escoger el estilo que nos guste y se aplicará a nuestras celdas. Además, podemos crear un estilo propio, también desde ahí, escogiendo Nuevo estilo de tabla o Nuevo estilo de celda. Esto nos permitirá tener un estilo ya creado, que se adapte a nuestros intereses y que podremos usar cuando lo deseemos, con sólo crearlo una vez, con lo que claramente, estaremos ahorrando tiempo también.