Lleva el control del vencimiento de pagos con Excel

Una persona cualquiera debe hacer frente a una serie de pagos a lo largo del año, así que controlar la llegada de todas las letras se antoja imprescindible para el equilibrio de tus finanzas personales. En caso de no hacerlo, podemos encontrarnos con sorpresas muy desagradables fruto de nuestra falta de previsión que nos obligarán a endeudarnos todavía más… en el mejor de los casos. En el peor, las consecuencias pueden ser dramáticas. Para evitar esas situaciones, vamos a descubrir cómo llevar el control de gastos con Excel.

Controla la fecha de vencimiento de pagos con Excel

Antes de nada, hay que hacer una lista con los pagos a los que tendremos que hacer frente de forma regular: la hipoteca, las letras del coche o del teléfono móvil, las cuotas del gimnasio, equipos deportivos, asociaciones culturales, etc., el colegio de los niños, las extraescolares, el abono del transporte público… Cada persona y cada familia es un mundo, pero todos tenemos una serie de pagos fijos que nos llegan de vez en cuando, que son los que vamos a prevenir y controlar con Excel.

Junto a cada pago debes anotar la periodicidad con que te lo cargan o debes abonarlo. Por ejemplo, si la letra del coche llega el día 5 de cada mes, lo pondremos así; si el pago es trimestral hay que dejar claro que tiene este carácter, etc. De esta forma, podemos hacer una tabla con tres columnas, una con el concepto del pago, otra con la fecha y otra con el total a pagar (por ejemplo, “cuota gimnasio”, “45€”, “02/02/2019”). Puedes añadir otros conceptos, como método de pago o la propia periodicidad de los pagos.

Para controlar mejor el vencimiento de pagos con Excel podemos añadir una columna a la tabla de Excel en la que se vayan descontando los días que faltan para hacer frente a cada pago. Para ello, tenemos una función tan interesante como =HOY, que nos permite calcular los días que faltan para que llegue un evento en concreto -en este caso, el vencimiento del pago- desde la fecha actual. Aplicando esta función, podrás llevar un control bastante más eficaz sobre tus pagos, pudiendo reservar el dinero necesario para hacerles frente.

Más allá de =HOY, si somos muy previsores podemos calcular el total de pagos a realizar con la función =SUMA. Si en la tabla has incluido una columna con el montante de cada pago regular al que tienes que hacer frente, solo tienes que seleccionar toda la columna con las cantidades y aplicar esta función. El resultado serán los gastos totales en concepto de pagos regulares a los que deberás hacer frente a lo largo de las próximas semanas. Una buena estrategia de las finanzas personales es “apartar” ese dinero cuanto antes en previsión del vencimiento de pagos.

Mide tu periodo medio de cobro y pago con Excel

Llegados a este punto, tenemos los pagos para el primer mes bajo control. Pero como hemos visto antes, hay pagos que tendrán carácter trimestral, otros serán mensuales, también nos podemos encontrar con algunos bimensuales, cuatrimestrales, pagos anuales… Por eso, hay que repetir todo el proceso mes a mes. Por suerte, podemos aprovechar el trabajo que hemos hecho para el primer mes y reutilizarlo en forma de plantilla a la que iremos adaptando los diferentes pagos.

La distribución de los libros de Excel en diferentes hojas de cálculo nos permite incluir la tabla con el control del vencimiento de pagos con Excel de cada mes en una hoja distinta, o agruparlos de forma trimestral, semestral, anual, etc. así conoceremos la tendencia de gastos en Excel y tendremos registrados todos los pagos a largo plazo en un mismo documento. De esta forma, cuando contraigas una nueva deuda puedes añadir los diferentes pagos en el documento y actualizar todos los pagos de forma simultánea.

Cómo controlar los impagos con ayuda de Excel