Las mejores funciones de Bases de Datos en Excel

¿Por qué es recomendable usar Excel para crear Bases de Datos? Porque este programa incorpora funciones avanzadas que nos ayudarán a la hora de diseñar la Base de datos en Excel y también cuando necesitemos buscar contenido y analizar los datos que almacenan. Excel es una herramienta de trabajo muy completa que nos permite aumentar nuestra productividad y realizar tareas complejas de manera sencilla.

Las funciones de Excel son fórmulas predefinidas creadas para realizar cálculos concretos, existen diferentes tipos de funciones según la temática que tienen: funciones financieras, funciones matemáticas, funciones de lógica… Entre todas estas funciones se encuentran las funciones de Bases de Datos de Excel.

Elementos de las funciones de Bases de Datos de Excel

Todas las funciones de BBDD de Excel tienen la misma estructura lógica. Podemos identificar las funciones de esta categoría porque todas comienzan por las siglas BD y además se estructuran de la misma manera: Nombre de la función (Banco_de_datos, Campo, Criterios).

• BD. El inicio de las funciones es siempre el mismo, por ejemplo BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDEXTRAER….
• Banco de datos: Se trata de la matriz donde se realiza el análisis de datos en Excel
• Campo: Uno de los elementos que forman las BBDD en Excel es el concepto de campo, hace referencia a la columna de la tabla de Excel que compone la BBDD. Se puede escribir con el nombre de la columna entre comillas o el número de la posición de la columna.
• Criterio. Es el rango de celdas que queremos investigar

Principales funciones de BBDD en Excel

Existe más de 10 funciones diferentes para analizar y optimizar bases de datos en Excel, todas ellas nos permiten gestionar de manera eficiente los datos almacenados en las hojas de cálculo. Las funciones más utilizadas para BBDD en Excel son:

• BDCONTAR: Esta función se utiliza para contar las celdas que tienen datos numéricos que coinciden con los criterios marcados. Al crear la función si no se incluye el argumento de campo el cálculo se realizará con todos los registros de la BBDD.
• BDCONTARA. En este caso cuenta el número de celdas que no están vacías, es decir, las celdas que no están en blanco.
• BDEXTRAER. Se encarga de buscar y mostrar datos de un registro que corresponde con las especificaciones marcadas. Podemos usarlo por ejemplo cuando queremos saber el número total de ventas de un comercial.
• BDMAX. Nos permite saber el valor más alto en función de los criterios de búsqueda que hayamos estipulado. Perfecto para identificar el top ten de los datos que contiene la BBDD.
• BDSUMA. Con esta función de Excel es posible sumar diferentes datos, la suma se realiza acorde a los criterios que hayamos especificado.