Ideas para crear diplomas con Excel

¿Sabías que es posible crear diplomas o certificados con Excel? Si, has leído bien, con Excel. Aunque no se caracteriza por ser un programa de edición es posible desarrollar piezas creativas como son los diplomas. Este documento es expedido por una entidad con el objetivo de certificar un mérito, la presencia a un evento o un hecho concreto. Es imprescindible que en el documento se incluya el autor, el destinatario y el sello que lo acredita.

El diseño es un factor importante en la elaboración de diplomas y por este motivo se utilizan programas como Power Point o Indesign. Pero otro factor que no se suele tener en cuenta, y es clave para confeccionarlos rápidamente, es cómo se introducen los datos del receptor del diploma. Si solo vamos a elaborar 2 ó 3 diplomas es fácil cambiar el nombre manualmente desde cualquier programa de edición, pero cuando hay que emitir 50, 100 ó 1.000 diplomas con nombres completamente diferentes el asunto se complica. Podemos introducir datos en Excel utilizando diferentes técnicas y herramientas que dispone el programa. Por eso, Excel es ideal para crear estos documentos acreditativos.

Pasos para hacer un certificado o diploma en Excel

La ventaja de Excel es que permite cruzar datos, y eso lo utilizaremos en nuestro favor. Por una parte crearemos la Base de Datos en Excel de todas las personas que van a recibir el distintivo, es posible importar esta información de otro archivo que tengamos o podemos hacerlo desde cero. La clave es tener en una hoja de Excel el listado con todos los nombres, esta hoja se llamará “nombre”.

El siguiente paso es crear en otra hoja de Excel el diploma. Aunque las hojas de cálculo no son un lienzo de diseño podemos adecuarlas a lo que necesitamos y utilizar la herramienta de edición que incorpora la cinta de opciones.

Antes de empezar comprobaremos cuáles son los límites que tiene la hoja de cálculo para introducir los datos de manera centrada, acudiendo a la opción “Área de impresión” veremos la reglas que delimitan el documento. Ahora ya podemos añadir el título del diploma, la entidad que lo emite, el sello correspondiente y la descripción que consideremos oportuna. Recuerda que es posible añadir imágenes a Excel para incluir el logo de la empresa.

Para la fecha de emisión del diploma usaremos la función de Excel HOY, así automáticamente aparecerá la fecha actual, no es necesario cambiarlo manualmente.

Por último incluiremos en un rango de celdas el nombre del destinatario, usaremos la etiqueta <nombre>. Recuerda que la base de datos de los destinatarios está añadida en la hoja “nombre”, si usamos otra nomenclatura hay que cambiarlo en ambos sitios.

A partir de ahora usaremos macros de Excel, que son una función avanzada que tiene el programa. En concreto la opción combinar, ya que lo que queremos es combinar los nombres de nuestra base de datos con el espacio habilitado para ello.

Sub consolidar()
Dim hojanombre As Worksheet
Dim rangonombre As Range

Dim filaInicio As Long
Dim nombreHojaConsolidado As String
Dim ultimaFilaDestino As Long
Dim ultimaColumna As Long
Dim ultimaFilaOrigen As Long

nombreHojaConsolidado = “Consolidado” ‘cambiar el nombre de la hoja de consolidados si es necesario

‘Parámetros para acelerar la macro
Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual
Application.DisplayAlerts = False

‘Borrar la hoja de consolidados (en el caso de que existiera)
On Error Resume Next
ActiveWorkbook.Worksheets(nombreHojaConsolidado).Delete

‘Crear hoja de consolidados
Set hojaDestino = ActiveWorkbook.Worksheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
hojaDestino.Name = nombreHojaConsolidado

filaInicio = 2 ‘fila de inicio después del encabezado

For Each hoja In ActiveWorkbook.Sheets
If hoja.Name <> hojaDestino.Name Then

ultimaFilaOrigen = hoja.Cells(hoja.Rows.Count, “A”).End(xlUp).Row
ultimaColumna = hoja.Cells(1, hoja.Columns.Count).End(xlToLeft).Column
Set rangoCopiado = hoja.Range(hoja.Rows(filaInicio), hoja.Rows(ultimaFilaOrigen))

ultimaFilaDestino = hojaDestino.Cells(hojaDestino.Rows.Count, “A”).End(xlUp).Row
rangoCopiado.Copy

With hojaDestino.Cells(ultimaFilaDestino + 1, “A”)
.PasteSpecial xlPasteValues
.PasteSpecial xlPasteFormats
Application.CutCopyMode = False
End With

hojaDestino.Cells(ultimaFilaDestino + 1, ultimaColumna + 1).Resize(rangoCopiado.Rows.Count).Value = hoja.Name
End If
Next hoja

hojaDestino.Range(“A1”).Select

‘Restaurar parámetros de la aplicación
Application.ScreenUpdating = True
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
Application.DisplayAlerts = True

End Sub

Siguiendo estos pasos conseguiremos incluir el nombre del destinatario del diploma de manera automática.