Herramientas de Excel para gestionar las vacaciones de los empleados

Las vacaciones son el momento del año más esperado por la inmensa mayoría de trabajadores. Tus empleados tienen derecho a unos días de vacaciones retribuidas, pero tendrás que gestionar bien las vacaciones de los trabajadores para evitar el caos en la empresa. No todos pueden irse a la vez de vacaciones, y tendrán que respetar los días libres que tienen al cabo del año.

Hojas de cálculo para organizar las vacaciones de los trabajadores

Para facilitarte un poco las cosas, vamos a descubrir las herramientas que tenemos para una adecuada gestión vacacional de nuestros empleados.

El calendario en Excel

Para empezar, necesitarás un calendario y más allá de las opciones que nos ofrecen los calendarios de Google la mejor solución es utilizar una plantilla de calendario de Excel, o crearlo nosotros mismos. Se trata de una hoja de cálculo donde puedes indicar los horarios de cada época del año o día, el número de trabajadores necesarios para que el negocio siga funcionando, etc. Es muy interesante, especialmente para los meses de julio y agosto, Navidad o Semana Santa, cuando todo el mundo pide días libres.

Plantilla de Excel de control de ausencias y vacaciones

Y el mejor complemento al calendario es nuestra plantilla de Excel de control de ausencias y vacaciones de los trabajadores. Es una documento donde puedes elegir entre contar o no el fin de semana como días de vacaciones, y en ella podrás anotar las ausencias del trabajador tanto por vacaciones como por otras razones, incluyendo siempre el motivo. Así, puedes seguir de forma cómoda y simple las ausencias de cada empleado, incluidas las vacaciones, los días libres que ha consumido, los que le quedan, etc.

Plantilla de Excel para la gestión de equipos

Las vacaciones implican la ausencia de trabajadores, que pueden llegar a ser personal de mando. Es más, tú también te irás de vacaciones en algún momento, así que antes de que empiecen a llegar las ausencias de trabajadores por vacaciones conviene reestructurar los diferentes departamentos de la empresa, evitar duplicidades en las vacaciones de algunos trabajadores, etc. Para ello necesitas una buena plantilla de Excel para gestión de equipos, donde también anotarás quién pasa a ser el responsable en ausencia de los jefes, la persona de contacto, etc.

Base de datos de Excel de candidatos

¿Necesitas nuevos trabajadores? Durante las vacaciones de verano muchas empresas recurren a la contratación temporal o al uso de becarios para paliar la caída en la actividad. Para gestionar mejor estas contrataciones deberías tener un registro de candidatos entre antiguos trabajadores temporales, ex becarios y candidatos que se han presentado a procesos de selección de empleo, para lo que crearemos una BBDD en Excel de candidatos que incluya el contacto, el puesto en el que encaja y su antigua relación con la empresa.

Todas estas herramientas son herramientas gratuitas que puedes conseguir fácilmente a través de Excel, en la sección de plantillas gratuitas de Excel, aunque también podemos acceder a las versiones premium de estas plantillas de Excel. Sin restarle mérito a las plantillas gratis, las versiones premium nos ofrecen un plus, alguna funcionalidad extra que nos facilita todavía más la gestión de las vacaciones de nuestros trabajadores, convirtiéndose así en una opción muy a tener en cuenta a la hora de afrontar el reto de la gestión de las vacaciones.

Más allá de las opciones que nos ofrece Excel, en la red encontramos bastantes programas y otras herramientas online que nos ayudan a gestionar las vacaciones de los empleados. Sin embargo, se trata de software de pago, que muchas veces tiene un coste mensual por empleado, así que a largo plazo nos resultan más interesantes las plantillas de Excel, la base de todas estas herramientas de pago. Además, puedes utilizar todas las plantillas tantas veces como quieras sin ningún coste adicional, independientemente del número de trabajadores que tengas.

Ventajas de usar una plantilla de Excel para el control de vacaciones