6 herramientas de Excel imprescindibles para los contables

Con Excel podemos llevar la contabilidad de nuestra empresa o negocio, sin tener que invertir en un programa de contabilidad.  Excel, como ya sabrás, es un programa muy amplio  y dependiendo del uso que vayamos a darle, usaremos más unas herramientas que otras y tendremos que aprender unos u otras.  En el artículo de hoy queremos enseñarte alguna de las herramientas que consideramos imprescindibles  y que deberías conocer para llevar tu contabilidad:

A continuación, veremos 6 herramientas de Excel imprescindibles para los contables

1. Funciones: cómo no, un contable tendrá que trabajar con muchas fórmulas o funciones de Excel, desde las básicas como suma, producto…hasta más complejas como las funciones financiaras (pago, tasa, VF…). Para utilizar las funciones de Excel, tenemos que irnos a la pestaña Fórmulas y en la cinta de opciones irnos al grupo Biblioteca de funciones. Ahí, elegir el tipo de funciones que nos interesen, y del listado escoger la función que queramos escoger.
2. Tablas dinámicas: gracias a ellas, podemos analizar gran cantidad de información y hacer informes de ésta, sin tener que utilizar una fórmula. Así, para un contable, que contará con hojas de datos repletas de información, las tablas dinámicas son una poderosa herramienta.
3. Filtros: los filtros, como su nombre indica, nos sirven para filtrar la información que poseemos en las tablas dinámicas. Esto nos ahorrará mucho tiempo porque no tendremos que andar buscando los datos que nos interesen de forma manual. Para aplicar un filtro en las celdas que deseemos, tenemos que hacer lo siguiente:
   1. Seleccionar las columnas a las que queramos aplicarle el filtro.
   2. En la pestaña Inicio, irnos al grupo Modificar y pulsar en la herramienta Ordenar y filtrar.
   3. Del menú que se despliega, elegiremos Filtro.
4. Formato condicional: mediante el formato condicional podemos analizar también mejor los datos porque gracias a poner un formato a unas celdas, podemos destacar ciertos valores. A través de un formato condicional podemos cambiar el aspecto de un rango de celdas, según la condición que indiquemos a Excel. Así, si la condición que establecemos es verdadera (se produce en las celdas que hemos indicado), el rango de celdas se resaltará con ese formato, si es falsa, se quedará igual. Como vemos, es también una herramienta muy interesante para los contables, con la que podrán resaltar datos según las condiciones.

Cuando los datos estén destacados con valores, éstos se pueden ordenar o filtrar según la condición.

5. Gráficos: son también una herramienta muy interesante para los contables porque a través de ellos, se representa la información que se poseen en una hoja de datos. Ver los datos representados en gráficos permitirá al contable ver tendencias, evolución, apuntes…etc. Imaginemos que utiliza los gráficos para representar la evolución de los gastos de la empresa en un año, será una forma fácil y atractiva para ver estos datos, mejor que en una tabla.

Para usar esta herramienta de Excel, tendremos que ir a la pestaña Insertar, y ahí, buscar el grupo Gráficos y elegir el tipo de gráfico que nos interese. Si pinchamos en cada uno de los tipos, se nos desplegará un menú o galería con distintos diseños, pincharemos en el que nos interese. Para insertarlo, tenemos que tener antes seleccionadas las celdas que con los datos que queramos representar en el gráfico.

6. Macros: los macros servirán al contable para automatizar tareas que suelen hacer con frecuencia, con lo que ahorrarán mucho tiempo porque no tendrán que hacer la tarea de principio a fin, sino que bastará con ejecutar la macro. Para usar las macros, nos iremos a la pestaña Programador y en el grupo Código, le daremos a Grabar macro o

Facturas empresariales