Guía para hacer albaranes con Excel

Cómo hacer albaranes en Excel

No son pocos los casos en los que nos veremos obligados a hacer albaranes, ya sean valorados o sin valorar. Un albarán valorado anticipa al comprador el valor de la mercancía recibida antes de que le llegue la factura, mientras que el albarán sin valorar nos sirve para justificar la entrega del producto al cliente, pero no incluye el precio que aparecerá en la factura. En ambos casos, tendrás que saber cómo hacer albaranes con Excel, que por sus características es el programa más interesante con el que preparar tus albaranes.

Podemos usar plantilla de Excel para emitir los diferentes tipos de albaranes o crearlos desde cero.

Albarán valorado con Excel

Como hemos dicho, la clave del albarán valorado es que nos indica tanto la mercancía que se ha entregado al cliente como el precio que tiene. Eso sí, en primer lugar habrá que indicar tus datos y los del cliente en la parte superior del albarán. Entre tus datos tenemos el nombre, dirección, población, código postal, CIF o NIF, teléfono, fax o correo electrónico. Del cliente basta con indicar el nombre, dirección y CIF o NIF, aunque siempre puedes adjuntar los datos de contacto para tener esa información en tu copia.

A continuación hay que indicar la fecha de emisión del albarán y el número. Aunque un documento como el albarán es más justificante que otra cosa y no tiene ningún valor contable a pesar de indicar la cantidad a pagar, no está de más numerarlos. De esta forma puedes relacionar las facturas que se emiten con los albaranes emitidos, y no se te olvidará cobrar ninguno. El hecho de numerar el albarán también nos facilita la gestión del inventario, ya que sabemos qué ha salido, cuándo y hacia dónde ha ido.



Ahora sí, llegamos a la parte más importante, la tabla de Excel donde aparecen la referencia, descripción del producto, unidades, precio de la unidad y el total. El precio incluye ya todos los impuestos, aunque puedes añadir una columna con el descuento aplicable y el precio con descuento si estos existen. Si el precio que hemos indicado no incluye el IVA, siempre podemos añadir al final una celda donde se indique el tipo de IVA aplicable y el importe total que tendrá la factura.

A la hora de rellenar el albarán en Excel, siempre podemos crear otra tabla con todos los productos en stock y completar la tabla utilizando la función BUSCARV de Excel. La otra opción es rellenar el albarán a mano, producto a producto. Tendremos el precio de cada producto por unidad y en total, así que para conocer el total a pagar basta con utilizar SUMA, la función más popular de Excel, y el propio programa se encargará de hacer todos los cálculos por ti. De esta manera nos evitamos cometer cualquier error al sumar los totales manualmente.

Albarán sin valorar con Excel

Se trata de un documento bastante parecido al anterior pero con una gran diferencia: no aparece el precio de la mercancía entregada, que se reflejará solamente en la factura del producto, así que nos ahorramos esa parte. Por lo demás, empezamos indicando los datos de nuestra empresa -incluidos los del cliente-, la fecha y el número de albarán. También es recomendable indicar el número de pedido y la fecha en que se realizó para cuadrar los albaranes con las facturas.

Otro dato interesante, que puede aparecer en todos los albaranes con Excel que hagas -tanto sin valorar como valorados- es la forma de envío, indicando el transportista, los portes, el número de bultos, etc. Finalmente, añadimos la tabla con la referencia de la mercancía, la descripción del artículo y el número de unidades entregadas. Una vez más, la función BUSCARV de Excel se presenta como la opción más interesante para rellenar automáticamente el albarán sin valorar.

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