Gestiona una bodega eficazmente con Excel

Gestionar una bodega es una tarea compleja, ya que en todo momentos debemos conocer toda la información relacionada con las botellas que tenemos: nombre y unidades de cada producto, qué tipo de vino o cava es, el año de cosecha, sus características, el valor de la botella… Es imposible memorizar todos estos datos, así que utilizaremos Excel para la gestión de bodegas, que gracias a sus características y a instrumentos como las plantillas de Excel nos permitirán una gestión eficaz y cómoda de la bodega y sus existencias.

Ventajas de usar Excel en la gestión de una bodega

Sin lugar a dudas, el documento imprescindible para la gestionar una bodega con Excel es la plantilla de Excel de control de inventario. La principal razón por la que utilizaremos una plantilla es que se trata de un documento que ya está diseñado e incorpora una serie de fórmulas y funciones de gran utilidad para la gestión de nuestra bodega -o de cualquier otro negocio-. Lo único que tienes que hacer es completar el inventario añadiendo tus productos, aunque también puedes editar la plantilla a tu gusto.

Controlar el inventario de la bodega con Excel nos permitirá seguir en tiempo real la evolución de nuestras existencias. Lo más interesante es su dashboard de Excel con hasta seis gráficos que nos permiten ver, entre otras cosas, cuántas botellas hemos añadido al inventario y cuántas se han vendido en un periodo determinado, el precio por el que hemos vendido o el valor actual de nuestro stock de acuerdo con el precio de compra, de modo que en todo momento conocerás el valor real del inventario de la bodega.

Otra plantilla muy interesante a la hora de gestionar nuestra bodega es la plantilla de Excel de listado de precios. Se trata de un documento donde podemos registrar todos los productos de la bodega junto a su precio. Lo más interesante es que nos permite registrar el histórico de precios, de modo que en cualquier momento podemos conocer la evolución del precio de una botella o un producto determinado desde que empezamos a venderlo hasta el momento actual. Por si fuera poco, puedes utilizarla como catálogo y enviarle la lista de productos y precios a tus clientes.

Si te dedicas a la exportación de vinos, cavas y licores desde tu bodega al extranjero también puedes configurar la plantilla de modo que los precios aparezcan en divisas diferentes, como el dólar, la libra esterlina, etc. Este puede ser un factor que marque la diferencia con las bodegas de la competencia. Más allá de todas estas funcionalidades relacionadas con los precios, esta plantilla también nos ofrece la posibilidad de registrar las ventas que hacemos a lo largo de un periodo.

Más allá de la información que puedas registrar en estos documentos, siempre es interesante contar con la plantilla de control de gastos e ingresos para empresas y autónomos. Se trata de un libro de Excel en el que introducimos todos los gastos de la empresa, desde la compra de botellas y vinos al mantenimiento de las instalaciones, las nóminas o el gasto en luz y climatización; pero también el dinero que ingresamos gracias a la venta de nuestros vinos y cavas, las visitas a la bodega, etc. Es una herramienta imprescindible para la gestión financiera de la bodega.

Con estos documentos tenemos suficiente para realizar una gestión eficiente de nuestra bodega. Eso sí, la podemos reforzar utilizando otros recursos que nos ofrece Excel como las bases de datos de nuestros productos o trabajadores, las plantillas para la gestión de nóminas y de impuestos, etc., cuestiones que según el tamaño de la bodega tendrán más o menos relevancia. En cualquier caso, tenemos una ayuda muy interesante a la hora de gestionar nuestra bodega con Excel.