Gestiona los expedientes del despacho de abogados con Excel

El día a día en un bufete de abogados puede ser realmente estresante. Tenemos varios casos abiertos y no siempre podemos gestionarlos de forma manual. Es imprescindible tener digitalizados todos los expedientes para poder acceder a la información con un click, y el debate está servido. ¿Cuál es el mejor programa para gestionar los expedientes del despacho de abogados? La respuesta quizá te sorprenda, pero Excel es el programa ideal para la gestión de expedientes de un bufete de abogados, y nos evitamos comprar un software específico.

Quizá los programas específicos sean algo más completos o estén pensados directamente para la abogacía, pero Excel es una alternativa perfectamente válida y que nos ahorrará una importante suma. Al fin y al cabo, ya tenemos la licencia de Excel y el resto de programas del paquete de Office, por lo que no tenemos que comprar un nuevo programa que no conocemos. Es algo que la economía del bufete agradecerá, y como verás Excel no tiene nada que envidiar a los programas específicos para la gestión del bufete de abogados.

Excel en un despacho de abogados

Uno de los usos más conocidos de Excel es como base de datos de clientes, y es una de las primeras cosas que haremos. En un documento podemos crear el registro de clientes del despacho de abogados, para lo que necesitaremos los datos del usuario (nombre, dirección, teléfono y/o correo electrónico de contacto…) además de los datos sobre sus casos: con qué abogado o abogados del despacho ha trabajado, a qué rama de la abogacía pertenecen sus casos y cualquier otro dato que nos pueda resultar de interés.

Cuando el despacho de abogados asume un caso, podemos hacer el seguimiento del caso en Excel. Para ello, abriremos un Excel en blanco y crearemos una hoja para cada de las áreas que vamos a controlar. Así, solo tendrás que actualizar los datos a medida que haya novedades y tendrás el expediente perfectamente controlado. Lógicamente, puedes crear tu propia plantilla y utilizarla para cada nuevo expediente. La organización es clave, así que guarda los documentos con el nombre del cliente o el caso.

En estos documentos podemos introducir los datos del asunto y el seguimiento de las actuaciones, pero gracias a las fórmulas y funciones de Excel podemos realizar varios cálculos importantes, como son el cálculo de los honorarios del abogado y de los intereses. Excel también nos permite realizar un seguimiento de las previsiones de fondos para el caso y de su aplicación, además de llevar un control económico de las reclamaciones en aquellos casos donde el asunto a tratar sea fiscal.

Paralelamente al seguimiento de los casos, las hojas de cálculo de Excel también nos permiten llevar la contabilidad de la empresa, los libros oficiales y declaraciones fiscales periódicas como pueden ser el IVA, el IRPF o las retenciones fiscales. En las tareas administrativas, podemos utilizar una plantilla para la emisión de minutas. Como decíamos al principio, es posible que Excel no esté pensado específicamente para su uso en un despacho de abogados y que nos haga perder algunas funciones muy específicas, pero es un programa que nos facilitará enormemente las cosas en la gestión de expedientes y casos.

Cómo calcular las retenciones fiscales en Excel

Protección de los documentos de Excel

A estas alturas, quizá haya alguien que dude de la seguridad de Excel para la gestión de expedientes en un bufete de abogados, unos documentos que a menudo incluyen datos e información confidenciales. Pues bien, entre las opciones que nos ofrece el paquete de Microsoft Office, en el que se incluye Excel, tenemos la posibilidad de cifrar el documento de Excel con una contraseña. De este modo, solo las personas que conozcan la clave podrán acceder a él, y nos aseguramos de que nadie más, ni siquiera un compañero del despacho, puede acceder al expediente sin la contraseña.