Excel para torpes: Guía básica de Excel para principiantes
¿Todavía no sabes usar Excel? No te preocupes, siempre hay una primera vez para todo y como dice el refranero popular no se nace sabiendo. Con un poco de práctica podemos ser auténticos expertos en Excel.
Seguro que te has dado cuenta que Excel es una gran herramienta que se utiliza prácticamente para todo. En las oficinas de trabajo se emplea en todas las áreas laborales, tanto en el departamento comercial, para analizar las ventas o hacer el seguimiento de los clientes; como en el área contable, para gestionar la entrada y salida de dinero. Las empresas solicitan empleados expertos en Excel y tu puedes ser uno de ellos.
Excel para principiantes
Lo primero que tenemos que conocer del programa es su funcionamiento. Excel funciona a través de libros y hojas, así podemos dividir la información según como consideremos. El siguiente punto es conocer las partes de las hojas de Excel, la cuadrícula de las hojas de cálculo es el lienzo donde trabajamos.
En la parte superior encontramos la cinta de opciones de Excel donde aparecen todas las herramientas disponibles: para insertar elementos, editarlos o revisar la información. Navegando por la barra de herramientas podemos hacernos una idea de todo lo que nos ofrece las hojas de cálculo.
Si tenemos que nombrar varias herramientas de Excel de uso básico serían: las fórmulas de Excel, las tablas de Excel y los gráficos de Excel. Si conoces estos elementos ya es un paso más hacia el nivel intermedio de Excel.
Las fórmulas de Excel
Piensa que Excel es una enorme calculadora con la que podemos hacer todas las operaciones matemáticas que nos imaginemos. En esta gran calculadora es necesario introducir las fórmulas para obtener los resultados esperados. La fórmula de Excel es la representación de la operación matemática y se escribe de la siguiente manera:
- Inicio de la fórmula: =
- Valores: los valores numéricos que deseamos calcular
- Operadores: los símbolos que ejecutan la operación matemática, es decir, en la suma +, en la resta -, en la división / …
- Ejemplo de fórmulas de Excel: =5+6 , =A1-7 ; =A7/B8
Las fórmulas de Excel de nivel básico son todas aquellas que usamos para sumar, restar, multiplicar y dividir. Aprendiendo estas fórmulas conseguiremos realizar una gran cantidad de operaciones matemáticas.
Las tablas de Excel
Aunque la hoja de cálculo parezca una tabla lo cierto es que no actúa como tal. Las tabla de Excel incluyen datos relacionados entre sí, para ello se selecciona un rango de celdas (conjunto de celdas) y se aplica el formato de tabla. Esto se hace en la barra de herramientas en la pestaña Insertar -> Tabla.
Los elementos de la tabla de Excel son los siguientes:
- Fila de encabezado donde podemos aplicar diferentes filtros, aparece con un color destacado y cada celda de Excel tiene una flecha para poder realizar la segmentación.
- Filas de Excel, las filas se colorean de manera alterna de manera automática
- Fila de total. Todas las tablas de Excel incluye una fila de totales para obtener la SUMA, PROMEDIO o NÚMERO MÁXIMO entre otras opciones.
Los gráficos de Excel
En toda guía básica de Excel es necesario aprender a hacer gráficos, sirven para representar la información de la hoja de cálculo de manera visual. Se utilizan para interpretar los datos de Excel y mejorar la toma de decisiones.
Crear un gráfico en Excel es muy fácil, solo tenemos que seleccionar los datos de la hoja de Excel que queremos representar y acudir a la barra de herramientas a la pestaña Insertar -> Gráfico. Ahí encontrarás un listado de diferentes gráficos para convertir la información en barras, círculos o líneas.
Si queremos perfeccionar nuestro conocimiento de este programa de Office necesitaremos realizar ejercicios de Excel y acudir a los tutoriales de Excel. Con práctica y paciencia conseguiremos nuestro objetivo. Y recuerda siempre guardar el libro de Excel antes de cerrar la hoja de Excel.
¡Con estos consejos de Excel para torpes aprenderás desde cero a manejar la hoja de cálculo!