Evita la rotura de stock con Excel

La rotura de stock es una situación crítica que se produce cuando la empresa no tiene la cantidad suficiente de un producto para satisfacer la demanda, lo que puede tener dramáticas consecuencias para la compañía. Lógicamente, si no tienes un producto que vender se pierde la venta pero también se daña gravemente la reputación de una empresa que no ha sido capaz de cubrir las necesidades de sus clientes. Por eso, hay que tomar las medidas necesarias para evitar la rotura de stock y Excel nos ayuda a ello.

¿Por qué se rompe el stock?

No hay una sola causa que justifique la rotura de stock, sino que suele tratarse de una combinación de factores y situaciones que propician la rotura. Por ejemplo, cunado la demanda aumenta de modo inesperado, como suele pasar con los juguetes estrella en Navidad, se rompe el stock y las jugueteras se quedan sin él. Muchas veces, esta rotura de stock viene acompañada de una pésima planificación de la demanda, donde no se tienen en cuenta la estacionalidad o fechas clave, que acaba por agotar un producto.

También podemos llegar a la situación por fallos humanos en la cadena de suministro, como los retrasos de los proveedores o del transporte, lo que afectará directamente al stock que tienes. Otro problema es la falta de exactitud entre los datos de inventarios registrados y la realidad, una diferencia que suele aparecer cuando se produce un fallo humano a la hora de ubicar los productos o de actualizar los datos de stock. Si te falla el proveedor no es culpa tuya, aunque asumas las consecuencias, pero si el stock se rompe por falta de previsión sí que lo es.

Excel te ayuda a controlar el stock

Aunque hay muchas formas de gestionar nuestro stock con Excel, el modo más eficiente para evitar llegar a esta situación límite es utilizando las plantillas de Excel de rotura de stock que te ofrece JustEXW. Se trata de documentos de Excel que te permiten optimizar al máximo cada pedido, ya que ni nos quedaremos cortos arriesgándonos a que se produzca esa rotura del stock, pero tampoco nos pasaremos, acumulando productos en stock a los que no podemos dar salida con las pérdidas económicas que conlleva.

La clave de la correcta gestión del stock está en el punto de pedido, ese momento crucial en el que hay que hacer un nuevo pedido a los proveedores porque se nos está acabando el stock disponible de un producto. Junto a este punto de pedido destaca el stock de seguridad, esa cantidad que hay que guardar sí o sí para hacer frente a cualquier imprevisto como los picos de demanda o fallos en la cadena de suministro, factores que hemos citado como culpables de la rotura de stock.

Herramienta para calcular el stock de seguridad

Una vez descargada la plantilla, solo tienes que anotar los diferentes datos de cada pedido y el propio documento se encargará de realizar todos los cálculos necesarios para alertarnos sobre el punto de pedida o el stock de seguridad. Eso sí, si quieres que de verdad funcione y llevar un control efectivo sobre el stock es necesario tener la plantilla actualizada al día, de modo que en todo momento puedas saber qué cantidad exacta tienes de cada producto.

Con estas 4 hojas de Excel ahorrarás tiempo y esfuerzo en la gestión del inventario, y lo que es más importante, evitarás que se produzca la rotura de stock, al menos en la parte que de ti depende. Contar con la plantilla de control de rotura de stock en Excel también supone un ahorro, ya que cuando se rompe el stock tenemos que soportar más costes logísticos a los que se suman las pérdidas por las ventas no realizadas y la pérdida de reputación.

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