¿Es posible crear facturas en inglés en Excel? Descubre cómo hacerlo

Más de una vez os hemos explicado cómo se hacen las facturas en Excel, ya se trate de una factura convencional, de facturas simplificadas, proforma, etc. Puedes crear tu propia plantilla de factura con Excel o utilizar alguna de las que te ofrecemos para facilitarte las cosas, pero… ¿Qué pasa con los clientes extranjeros? Por ahora, el inglés es el idioma de los negocios, así que tendremos que hacer nuestra factura en inglés en Excel, algo que también es muy fácil incluso teniendo un nivel elemental de la lengua de Shakespeare.

Cómo se hace una factura en inglés en Excel

Sin lugar a dudas, lo mejor que puedes hacer es llevar la facturación empresarial con Excel, puedes descargar una plantilla de factura y adaptarla del español al inglés, aunque también tenemos la posibilidad de hacer nuestra propia plantilla de factura en inglés en Excel a partir de una hoja de cálculo en blanco. Lo primero que debes saber es que en inglés factura se dice invoice, así que en tu factura en inglés en Excel deben aparecer el término invoice, el invoice date -fecha- y el invoice number -número de factura-. El idioma no altera el orden de la numeración.

Igual que pasa con las facturas en español, en el documento deben aparecer tanto tus datos como los del cliente. Básicamente, indicaremos la misma información en ambos casos. Quizá sea el punto más fácil de completar, ya que las diferencias son mínimas, aunque junto a tus datos fiscales debes incluir el VAT number, el número de IVA que te acredita como operador europeo dentro del espacio económico europeo. Es el equivalente comunitario al NIF, y se solicita en Hacienda.

A la hora de describir los productos y servicios incluidos en la factura hay que hacer la description en la que incluiremos los puntos name, quantitu, unit, price y amount, cada uno correspondiente al encabezado de cada columna de la tabla donde se incluya esta descripción. Corresponden a nombre del producto o servicio ofrecido, cantidad, tipo de unidad (hora, cantidad, etc.), precio por unidad e importe respectivamente.

Si tomamos esta última columna, la del importe o amount, podemos incluir otro de los campos más destacados, el desglose de la factura. En él deben figurar tanto el subtotal without VAT -importe base, sin el IVA ni otros impuestos-, el VAT amount % -el tipo de IVA a aplicar- y el Total Due -total a pagar-. Por último, siempre es interesante que tu factura en inglés en Excel incluya los puntos Due Date y Terms of payment, correspondientes a la fecha de vencimiento y forma de pago de la factura respectivamente, algo que también solemos incluir en las facturas en español.

Calcular los impuestos en una factura en inglés en Excel

A estas alturas ya sabrás que una de las razones por las que nos gusta tener el sistema de facturación en Excel es por la posibilidad de utilizar las diferentes funciones para calcular los impuestos y el total de cada factura emitida. En el caso de las facturas en inglés en Excel se repite la historia, y podemos utilizar funciones como =SUMA o =BUSCARV tanto para el cálculo de impuestos como a la hora de completar la propia factura con los diferentes productos, sus precios, el IVA aplicable, etc.

Por último, deberías tener en cuenta que a la hora de preparar tus facturas en inglés para clientes no españoles hay que seguir las normas de aplicación del IVA dentro y fuera de la Unión Europea, ya que no es lo mismo un cliente inglés que uno estadounidense, japonés o marroquí. Cuestiones como ser un particular o una empresa, residir dentro o fuera de la UE, etc. influyen en la carga impositiva a aplicar en tus facturas, y eso es algo que debes conocer de antemano antes de empezar a facturar.