7 errores frecuentes o comunes al usar Excel en el trabajo
Excel se ha convertido en el mejor compañero de trabajo para muchas personas, en el aliado ideal a la hora de afrontar situaciones de lo más diversas. Sin embargo, ¿hacemos un buen uso de Excel en el trabajo? Una cosa es utilizar Excel y otra hacerlo bien, y al parecer no son pocos los trabajadores que inconscientemente cometen ciertos fallos cuando utilizan Excel en el ámbito profesional.
No cometas estos fallos al usar Excel en la empresa
Vamos a conocer los principales errores al usar Excel en el trabajo, de modo que puedas tomar nota y corregir esos fallos si tú también los cometes.
1. Utilizar versiones antiguas de Excel
Cada 2 ó 3 años Microsoft actualiza el paquete de Office, lo que afecta a Excel. Aunque generalmente los cambios son pequeños, si que hay una diferencia abismal entre las versiones de 2003 y las posteriores así que todo lo que sea utilizar una versión previa a Excel 2007 es un error. 2007, 2010, 2013, 2016 o el nuevo 2019 son las versiones de Excel que mejor rendimiento de te darán gracias a las mejores introducidas en 2007 que convierten en obsoletas a las versiones previas.
2. Hacer documentos muy pesados
Una cosa es que Excel nos permita utilizar más de un millón de filas y otra que sea factible trabajar con un libro tan pesado. Un error muy común es crear libros de Excel muy pesados por un uso excesivo de filas, lo que afectará negativamente a tu efectividad en el trabajo. Un uso excesivo de las fórmulas y formatos también hace que el libro de Excel sea más pesado, por lo que trabajar con Excel puede resultar una auténtica pesadilla.
3. Un uso excesivo de hojas
Hay que saber ordenar los datos en los documentos. Si cada cliente, cada mes del año, cada proyecto o cada producto tiene su propia hoja, tendrás los datos dispersos en diferentes hojas de Excel. El hecho de tener los datos esparcidos te obligará a utilizar muchas herramientas como los autofiltros o las tablas dinámicas. A veces es preferible aunar todos los datos en una sola tabla u hoja.
4. Trabajar en modo de cálculo manual
Una de las razones por las que utilizaremos Excel es porque nos ayuda a realizar rápidamente cualquier operación. Sin embargo, tendrás que activar el modo de cálculo automático o te arriesgas a dejarte operaciones por recalcular, y entonces el resultado que aparecerá será erróneo. Es un error de novato, pero pasa más de lo que debería.
5. No aprovechar las herramientas que nos ofrece Excel
Este es un error tan habitual como fácil de solucionar, ya que es fruto de la ignorancia. Conocer los atajos del teclado, los complementos de Excel o las macros es indispensable para aprovechar todo el potencialde este programa. Si no lo haces, perderás rapidez y productividad al trabajar con Excel. Hay que conocer todas las posibilidades que nos ofrece.
6. Confiar en el autoguardado
De vez en cuando hay que hacer backups. Excel puede ser inestable, en especial si el documento es muy pesado, y el autoguardado reescribe siempre el mismo archivo así que mejor hacer copias de seguridad con el complemento backup. En este sentido, conviene destacar que también deberías tener mecanismos de control que nos avisen si hay algo que no cuadra. No establecerlos es un error que deberíamos evitar.
7. Números como texto y celdas vacías en tablas
Otros dos errores de novato pero que son mucho más comunes de lo habitual. La clave está en dar a cada celda el formato correcto. Aunque veas una cifra, Excel la puede tratar como texto y no sumarlos. Es un fallo que suele pasar al importar datos de fuentes externas. También hay que tener en cuenta el formato de las tablas, ya que si dejas filas o columnas en blanco no podrás trabajar bien con ellas.