El método Kaizen en Excel: el control de calidad que necesitas

El método Kaizen en Excel: el control de calidad que necesitas

La mejora continua es el pilar fundamental del método Kaizen, una metodología japonesa que nos sirve para cualquier sector productivo. Empresas como Sony, Hona o Toyota la aplican, y por ahora parece que les ha ido bastante bien. A grandes rasgos, su objetivo es mejorar los procesos día a día, de modo que estemos adaptados siempre a los avances y a las nuevas demandas de los usuarios. Y como no podía ser de otro modo, podemos aplicar el método Kaizen en Excel para mejorar el control de calidad de nuestro negocio.

Cómo aplicar el método Kaizen con ayuda de Excel

Esta metodología se divide en cuatro fases: planear, hacer, comprobar y actuar. Aunque nos puedan parecer fases independientes, están relacionadas entre sí ya que funcionan como una rueda que no deja de girar. Así, tras planear algo pasamos a la acción. Habrá que comprobar si la acción ha funcionado como esperábamos y actuaremos en consecuencia según el resultado obtenido. Pero para que el método Kaizen sea efectivo, es imprescindible el compromiso entre todas las partes de la empresa involucradas en los procesos.

Planear: primera fase del método Kaizen

La primera parte, planear, consiste en marcarnos un objetivo a partir del problema o la situación actual y diseñar el plan de acción o de trabajo. Para que el plan sea útil, hay que identificar los puntos a mejorar y actuar a partir de ellas. En un libro de Excel podemos crear una primera página donde aparezca una tabla de Excel con los diferentes problemas o situaciones a mejorar, y a partir de ahí se añade la información relacionada: quién se encarga, la prioridad, etc. También podemos diseñar el plan de trabajo.

Segundo paso: Realizar

Pasamos al segundo punto, hacer, para lo que necesitaremos una nueva hoja de Excel. En esta fase dos tenemos que fijar y definir las acciones que desarrollaremos en el plan antes de ponerlas en marcha, partiendo de los pequeños detalles para ir creciendo. Trasladado a Excel, creamos una nueva tabla en otra hoja para priorizar las tareas. Así, en una columna tenemos las situaciones o acciones a desarrollar, en otras la importancia o relevancia, si se trata de problemas críticos para la empresa, etc.

Tercera parte del método Kaizen: comprobar

Con la tabla ya completada, ponemos en marcha estas nuevas acciones que afectarán al control de calidad de nuestra empresa. El tercer paso del método Kaizen es la comprobación de que su cumple lo que habíamos previsto en nuestro plan. Por eso, analizaremos los resultados y los compararemos con los datos previos a la implantación del método Kaizen. Recabar los datos en Excel y aprovechar los diferentes gráficos que nos ofrece es una de las formas más visuales de realizar estas comprobaciones.



Los gráficos de Excel más visuales

La última fase: la acción

Si los resultados obtenidos a través del método Kaizen son satisfactorios pasamos a la siguiente y última fase, actuar. Basta con estandarizar las novedades introducidas en el control de calidad para que se conviertan en algo habitual en la empresa, que se repita en todos los procesos. No olvides que el método Kaizen persigue la mejora constante y continua, de modo que tendrás que utilizar cada una de esas acciones para pensar en cómo mejorar de cara al futuro.

Pero también nos podemos encontrar con que las soluciones introducidas gracias al método Kaizen no surjan efecto, o no nos permitan lograr los objetivos. Si los resultados que reflejan los datos que has recopilado en tu Excel no son satisfactorios, tendremos que volver al punto de partida, con los problemas y objetivos iniciales, y tratar de afrontarlos de un modo diferente. Aprovecha que tienes todo el proceso registrado en un libro de Excel para tratar de identificar el problema y llevar a cabo las acciones necesarias para solucionarlo.

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