Descubre las mejores funciones de Excel de control de gastos

Una de las principales características de Excel son las fórmulas que nos permiten sacar el máximo partido a los documentos y aumentan nuestras opciones mientras trabajamos con el programa. Hay funciones de todo tipo, entre las que encontramos las funciones de Excel para controlar los gastos, algo muy interesante especialmente cuando utilizamos Excel para el control de la economía de una empresa o de nuestra propia economía familiar. Pero para aprovechar al máximo estas posibilidades hay que conocer bien las funciones.

Controla los gastos empresariales con estas funciones de Excel

Está claro que para controlar tus gastos, lo primero que harás será crear una tabla en la que quede registrado todo el dinero que sale de la empresa. Sin embargo, tenemos una serie de gastos fijos (el sueldo de los trabajadores, el alquiler del local y el equipo, seguros, luz, etc.) y una parte variable (las materias primas, dietas por transporte, etc.). Esta segunda parte es más volátil, pero para los gastos fijos podemos utilizar la función SUMA, la más popular de Excel, que te permite conocer el total de gastos fijos.

SUMA es una de las funciones más interesantes de Excel, ya que también la puedes utilizar para sumar los gastos variables a fin de mes, y finalmente para conocer el total de gastos fijos y variables que ha tenido la empresa en ese mes o en un periodo determinado. A partir de este resultado siempre se puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el gasto medio mensual o periódico de la empresa para así determinar si durante el periodo analizado el gasto ha estado controlado o hemos gastado más de lo que deberíamos. Si eres el dueño de una franquicia debes tener en cuenta hacer muchos cálculos y eso requiere mucho tiempo y esfuerzo, no olvides descargar nuestra Plantilla Gratuita de Control de franquicias con Excel para ahorrar tiempo y facilitarte la tarea de gestionar tu franquicia.

Función de Excel PAGO

Otra función muy interesante a la hora de controlar los gastos de la empresa es la función PAGO, que viene con varias funciones asociadas. La función PAGO se encarga de calcular el pago mensual de un préstamo basado en una tasa de interés constante. No son pocos los casos en los que un empresario se tiene que endeudar para iniciar su actividad o llevarla a un nivel superior solicitando un préstamo que mes a mes tendrá que devolver, y este préstamo debe figurar también en los gastos de la compañía.

La función cuenta con hasta cuatro funciones asociadas, empezando por PAGO.INT.ENTRE, que nos devuelve la cantidad de interés pagado de un préstamo entre dos periodos. Bastante parecida es la función PAGO.PRINC.ENTRE, aunque este nos sirve para conocer la cantidad acumulada del capital del préstamo pagado entre dos periodos. Por su parte, PAGOINT devuelve el interés pagado en un periodo específico a una tasa de interés constante y PAGOPRIN calcula el pago a capital de una inversión durante un periodo de tiempo y tasa de interés fija.

Calcula la tasa de interés gracias a Excel

A la hora de controlar tus gastos en Excel es posible que quieras restar los gastos al presupuesto o al dinero con el que cuentas. Pues bien, deberías saber que Excel no cuenta con una función restar puramente dicha así que, siguiendo las instrucciones del centro de ayuda de Office, utilizamos la función SUMA convirtiendo los números a restar en valores negativos. Por ejemplo, si el presupuesto es 500 y tenemos un gasto de 125 y otro de 80 utilizamos la función =SUMA(500,-125,-80), lo que nos da un resultado de 295. Es como si utilizásemos el símbolo – en la sintaxis de la fórmula.

Como ves, contamos con una serie de funciones de Excel para controlar los gastos y asegurarnos de que no gastamos más dinero del que la empresa tiene presupuestado. Aunque hemos hablado del ámbito profesional, estas fórmulas se pueden utilizar también en el de la economía doméstica, siendo una enorme ayuda para tu gestión financiera. Lo único que tienes que hacer es registrar tus gastos y aplicar las funciones para controlarlos.