Crea paso a paso una escala de tiempo en Excel

A la hora de realizar una correcta gestión de cualquier proyecto empresarial es muy interesante la ayuda de una escala de tiempo. Será el punto de partida para saber qué hay que hacer y cuándo hay que hacerlo, una hoja de ruta a seguir para alcanzar el éxito de nuestro proyecto empresarial. Y por mucho que tengamos varias opciones para diseñarla, la más interesante siempre es crear nuestra escala del tiempo en Excel, para lo que incluso podemos utilizar plantillas de Excel prediseñadas.

Cómo se hace una escala del tiempo en Excel

En primer lugar, necesitaremos contar con un diagrama de Gantt, que será el pilar básico  de la escala del tiempo. En este gráfico incluiremos las tareas, así que tenemos la opción de descargar la plantilla con el diagrama o crear el diagrama de Gantt en Excel nosotros mismos en un proceso que nos lleva una media hora. En un eje de la tabla aparecerán las tareas y en el otro las fechas, y lo único que tendremos que hacer es añadirlas a una tabla para que las refleje en el diagrama, conformando así la escala del tiempo en Excel.

Pero la cosa no es tan simple, así que antes de nada escribiremos en un documento las diferentes tareas que queremos reflejar en nuestra escala de tiempo. A continuación abrimos nuestra plantilla o vamos a la última versión de Excel, donde introduciendo el texto Escala de tiempo en el cuadro de búsqueda nos aparecerá la plantilla que necesitamos. La plantilla se abrirá en una nueva hoja de Excel donde ya se ha aplicado el formato necesario, y verás que aparece la información en una especie de borrador.

Lo único que tenemos que hacer es adaptar la escala a nuestro proyecto empresarial y darle formato a nuestro antojo, así conseguiremos mejorar la gestión los proyectos con Excel, para empezar hacemos click en el título para ingresar el nombre que nos interesa para el proyecto. A continuación, hay que indicar la fecha de inicio. Por defecto nos aparece la fecha del día que hemos empezado a utilizar la plantilla, pero si quieres cambiarla solo tienes que eliminar la fórmula que aparece en el documento y añadir la fecha que te interesa. Esto también hará que cambie la fecha de final que aparece automáticamente.

A continuación vamos a la tabla con las actividades, donde introduciremos el nombre de la tarea, la fecha de inicio y la fecha prevista para finalizar. Para añadir tareas hay que hacer doble click en cada hito. A medida que vayas añadiendo hitos, estos se irán sumando a la escala de tiempo. Puedes darle diferentes colores para hacerla más visual, por ejemplo para destacar la importancia de cada hito, la persona responsable de completarlos, etc.

También podemos cambiar la presentación general del diagrama. Para ello hacemos click sobre el propio gráfico de Excl y luego sobre el cuadro donde aparece el icono con un pincel. Entonces se abrirá un nuevo cuadro donde aparecen diferentes estilos de escala de tiempo. Solo tienes que situar el ratón sobre cada uno de ellos -sin hacer click- para ver cómo quedaría ese formato en tu escala del tiempo en Excel. Cuando hayas elegido el formato que más te gusta es cuando hay que hacer click y la línea de tiempo se actualizará con el nuevo estilo.

Por último, solo nos queda cambiar la escala de colores. El proceso es similar al del formato: hay que pinchar sobre el diagrama y el icono del pincel, pero ahora hacemos click en color. Lo único que tendremos que hacer es pasar el ratón sobre la escala de tiempo para ver los colores, y cuando aparezca el que queremos darle solo tenemos que hacer click para cambiarlo. Repite la operación con todos los colores, y tendrás lista tu escala del tiempo en Excel para una excelente gestión de tus proyectos.