Crea fácilmente con Excel el presupuesto comercial de la empresa

Cada vez que un cliente te pida precio para un producto o servicio tendrás que hacer el presupuesto comercial, ese documento que refleja una negociación anticipada. Es un plan de acción que estima el coste final de ese producto, servicio, obra o proyecto para convencer al cliente de que le ofreces el mejor servicio que podrá encontrar. Es algo imprescindible para cualquier empresa, y, cómo no, puedes preparar el presupuesto comercial con Excel para que tus clientes no pierdan ningún detalle.

Cómo hacer el presupuesto comercial con Excel

Todos los presupuestos comerciales tienen tres partes básicas: el encabezado, las líneas donde se detallan los productos o servicios y precios y el pie, donde se detallan los datos y se puede añadir alguna información adicional. A partir de ahí tenemos dos opciones, crear nosotros mismos el presupuesto comercial con Excel o recurrir a una de las propiedades de nuestro programa preferido de Office, las plantillas, y utilizar una plantilla de generación de presupuestos de Excel que nos facilitará las cosas en gran medida.

Lo primero que debes saber sobre las plantillas de presupuestos de Excel es que se trata de unos documentos editables, de forma que podrás añadir desde el logo de tu empresa a las formas de pago admitidas o la fecha de vencimiento del presupuesto, sin olvidar cualquier aspecto que consideres adecuado para el presupuesto. Estas plantillas empresariales de Excel tienen un espacio para los datos de tu empresa y para los del cliente, y puedes imprimirlos en formato DIN-A4 para entregarlo en mano o convertir el archivo de Excel en PDF para presentar el documento online.

Dividiremos la información más importante en tres columnas. En la primera debes introducir el código de los productos y servicios. Si no lo tienes, es el momento de crearlos ya que podrás guardar estos códigos en las plantillas, de forma que elaborar futuros presupuestos te será mucho más cómodo. En la siguiente columna añadiremos la descripción de cada producto o servicio, mientras que la tercera columna estará reservada para el precio unitario de cada producto o servicio.

También es posible utilizar la plantilla de Excel de listado de precios  para relacionar la información de los productos con el presupuesto y así conocer en todo momento el precio actual de los productos que estamos comercializando.

Precisamente esta última columna será la clave del presupuesto, ya que lo que más interesa a tu cliente es el total del presupuesto comercial. No tendrás que calcularlo tú, sino que a medida que vayas introduciendo productos o servicios el presupuesto se sumará automáticamente gracias a las funciones de Excel que vienen incluidas en las plantillas de Excel. Esta plantilla también tendrá en cuenta los impuestos, el 21% de IVA y el 15% de IRPF que también deben aparecer en el presupuesto comercial.

Ventajas de hacer tu presupuesto comercial con Excel

Sin lugar a dudas, descargar las plantillas de Excel de generación de presupuestos ya hechas es la mejor opción a la hora de confeccionar nuestro presupuesto comercial con Excel y entregárselo a cada cliente. Detrás del presupuesto hay un gran trabajo, y gracias a las plantillas de presupuestos le vas a presentar un documento muy claro en el que aparece detallado cada aspecto relacionado con la propuesta comercial que tenéis, además del precio de cada paso o elemento, sin olvidar los impuestos, de forma que tendrá el presupuesto total. Solo tendrá que decidir si lo acepta o no.

Si eres de los que tienen que presentar presupuestos con cierta regularidad a tus clientes, la plantilla será tu mejor aliado. Solo tendrás que introducir el nombre de cada cliente y seleccionar los servicios y productos correspondientes de la BBDD de Excel que se haya creado en la plantilla para añadirlos al presupuesto y que se calcule el coste total. Acudir a Excel para este trabajo te hará ahorrar tiempo que puedes dedicar a tus clientes o a tus proyectos personales, un tiempo muy valioso.