Crea con Excel la tarjeta de horas trabajadas por el empleado

¿Cuántas horas ha realizado el trabajador durante un periodo de tiempo concreto? La gestión del personal comprende todos los aspectos relacionados con los trabajadores y eso incluye el control de presencia y la comprobación de su jornada laboral. El trabajador se enfrenta a varios escenarios posible: 1) puede cumplir con las horas marcadas en su contrato, 2) no cumplir con su jornada laboral y podría ser motivo de sanción por parte de la empresa y 3) hacer horas de más que se pueden pagar como horas extras.

El departamento de RRHH es el encargado de administrar las horas y horarios de los empleados. Para gestionar esta labor tan delicada es aconsejable utilizar herramientas especializadas como puede ser las hojas de cálculo. La gestión de Recursos Humanos con Excel facilita todas las tareas ya que es posible vincular la ficha del trabajador, el cuadrante de turnos y la tarjeta de horas trabajadas por parte del trabajador.

Cómo hacer con Excel la tarjeta de presencia de un trabajador

Para registrar las horas realizadas por un empleado podemos utilizar las hojas de Excel que se adaptan a todas las necesidades. Además, gracias a las funciones de Fecha y Hora que tiene el programa es mucho más sencillo contar los días laborales o sumar las horas de los turnos de trabajo realizadas.

El primer paso para gestionar la presencia del empleado es crear una tarjeta o una ficha de horas trabajadas por cada empleado. Es posible crear en un libro de Excel todas las fichas de los trabajadores en hojas independientes y así tener en otra  hoja de cálculo un dashboard que resume los datos de toda la plantilla de trabajadores. Para facilitar el trabajo se recomienda utilizar una plantilla de Excel para el control de horarios y horas trabajadas, ya que está configurada para ser utilizada directamente. Además incluye todos los cálculos y los vínculos necesarios para realizar el reporte mensual o anual.

Plantilla de Excel para gestión de horarios

Las plantillas de horas de Excel tiene diferentes pestañas para analizar los datos de manera global y para poder introducir la información.

El primer paso es crear la hoja de Excel de control, en ella se introducen los datos genéricos de la empresa relacionados con los departamentos o las ausencias, de este modo las siguientes tablas leerán sobre estos datos, ya que se crean referencias de celdas.

Después, a través de una tabla de datos o BBDD de los empleados se introduce la información de cada trabajador, se trata del contenido que estará recogido en la ficha del trabajador que tiene la compañía. La lista de los empleados contendrá datos como el nombre, la fecha de contratación, departamento, hora de entrada y de salida, el coste por hora, el coste extra y la moneda.

Las plantillas avanzadas como las de JustEXW además incluye dos pestañas de reportes, una hoja con la vista del trabajador a modo de ficha de horas trabajas y otra con una vista anual para comprobar cuántas horas ha realizado el empleado a lo largo de todos los meses.

Como hemos visto la vista del trabajador es la tarjeta de horas trabajadas del empleado. Esta información puede ser realmente útil para el departamento de RRHH para elaborar las nóminas acorde a las horas trabajas y también para exportar la hoja de Excel en PDF y facilitársela al propio empleado.

Si no queremos utilizar una plantilla ya confeccionada podemos realizarla de cero teniendo en cuenta cómo está compuesta las plantillas de control de presencia que os hemos detallado.

Mejora el control de horarios con Excel