7 cosas que no sabías que puedes hacer en Excel
Como bien sabrás, Excel es el software de cálculos y organización más popular de todos los tiempos. La mayoría de las personas que manejan ordenadores abren rápidamente Excel cuando necesitan calcular algo o llevar el control de cualquier cosa. Y, es que, esta herramienta es tan completa que permite realizar un sinfín de cosas, desde llevar la organización de una empresa, realizar facturas o llevar un control de la compra de casa. Como ves, cuando decimos que nos permite hacer todo, es… ¡Todo!
¿Qué puedes hacer con Excel?
Vamos a comenzar por las cosas más básicas que puedes hacer con Excel. Como bien sabrás, las hojas de cálculo facilitan los cálculos mediante el uso de fórmulas. Estas nos permiten realizar cálculos matemáticos básicos como puede ser sumas, restas o divisiones, pero también nos permiten realizar cálculos avanzados como pueden ser análisis de regresión, conversiones…
Hojas de cálculo con herramientas como calculadoras y simulaciones
Al combinar todas estas funciones y fórmulas con listas, tablas… podemos llegar hasta a crear calculadoras en Excel. La mejor parte es que los cálculos son dinámicos, por lo que si se cambia cualquier parámetro los resultados variarán de forma automática.
Todo esto permite realizar un sin fin de documentos, desde planes de viabilidad hasta gestores de empresas, control de gastos… Y hasta se puede mostrar la información en gráficos.
Informes y dashboards informativos
La información no es útil si no podemos ordenarla y mostrarla de una forma eficaz. Por eso, hoy en día no basta con realizar cálculos, configurar tablas o escribir datos. Para expresarlos y que se comprendan se pueden utilizar todo tipo de gráficos. Estos resultan realmente útiles a la hora de mostrar reportes.
Algunos de los recursos que puedes utilizar en tus informes y dashboards son:
Resolver problemas de optimización y realizar análisis estadísticos
Excel puede ir más allá y ayudarte a realizar cálculos matemáticos realmente avanzados, realmente útiles para el análisis estadístico. El big data es un concepto en tendencia en los últimos años, sobre todo con el desarrollo tecnológico y la salida de ordenadores potentes y mejores softwares. Actualmente, las empresas recopilan y analizan muchísimo más volumen de información que en los años pasados, incluso se dice que se han creado más datos en los últimos dos años que en toda la historia anterior de la raza humana.
Bien, para que estos datos sean de utilidad han de poder ser analizados, es por ello que Excel cuenta con muchísimas funciones estadísticas como la media o la desviación. Pero podemos ir incluso mucho más allá con las siguientes características de Excel:
- Solucionador o Solver: ¿Has escuchado hablar sobre la optimización? Cuando se tiene más de un parámetro que afecta a un resultado, solo podemos tener la solución más optimizada en lugar de la máxima. Este ayuda a resolver problemas de optimización.
- Análisis de regresión: este ayuda a encontrar la correlación entre variables. Por ejemplo, puede que quieras buscar una correlación entre el número de ventas y los días de la semana.
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Recopilar información y crear listas
¡Si nunca has hecho una lista en Excel es que no has utilizado Excel! Se trata de una de las funciones más básicas del programa, realmente útil para aquellos que trabajan con bases de datos. Permite realizar inventarios, recopilar información sobre clientes… Además, se pueden crear listas de todo tipo, desde tareas pendientes hasta contactos de clientes potenciales.
Además, también puedes convertir archivos PDF en Excel para realizar el trabajo más rápido. Además, también permite copiar de cualquier sitio de internet y pegar directamente en Excel para crear una lista.
Juegos
¿Sabías que puedes jugar en Excel? Debido a Visual Basic es posible codificar y crear juegos. Obviamente, no esperes grandes juegos, ¡pero sí superentretenidos! Algunos juegos en Excel que puedes encontrar son el ajedrez, sudokus, buscaminas o incluso el Monopoly.
Preparar diagramas
Excel también permite crear diagramas, aunque no se trate de la mejor herramienta de realizarlos, lo cierto es que podemos realizar diagramas, maquetas y diagramas de Gantt. Aunque, en los últimos tiempos se han puesto de moda métodos más ágiles en cuanto a la gestión de proyectos, siempre vas a poder realizar un diagrama de Gantt en Excel si lo necesitas.
Datos en vivo
Sí, sí, como lo escuchas, datos actualizados, en vivo. A menudo es posible que se necesite que los archivos de Excel se mantengan actualizados automáticamente desde una fuente de datos. Es por ello que se puede conectar un archivo de Excel a una fuente de datos y dejar que tome la información más reciente de forma automática.
¡Y aquí termina nuestro listado! La verdad es que Excel ofrece muchísimas más funciones, pero nos hemos querido centrar en aquellas que son menos conocidas o más sorprendentes. ¿Las conocías todas?