Controla tus costes de producción gracias a Excel

Controlar los costes de producción es mucho más importante de lo que parece, ya que será clave a la hora de ofrecernos competitividad. Si los costes de producción se disparan, tendremos que vender más caro y corremos el riesgo de que los consumidores descarten nuestro producto por su elevado coste. En cambio, si los tenemos controlados podremos vender más barato y ser más competitivos. Por eso, es imprescindible ser capaces de controlar los costes de producción a través de Excel, la mejor herramienta para hacerlo.

Cómo calcular los costes de producción

Nuestro primer objetivo será el cálculo de los costes de producción, que se reparten entre los costes directos e indirectos de producción y el resto de costes indirectos de la empresa. Conocer los costes directos de producción es relativamente sencillo, ya que incluye las materias primas y la mano de obra necesaria para la producción de ese bien. Por materia prima también entendemos los materiales que ya vienen semielaborados pero que se utilizan en el proceso productivo para obtener el producto final.

Hay que plasmar estos costes en Excel, para lo que haremos una lista de materiales, componentes o escandallos en el Excel en la que aparezcan todos los costes directos en la elaboración del producto. Con ella vamos a calcular el coste directo de cada unidad, para lo que podemos crear una tabla en la que aparezcan la lista de componentes, el tipo de componentes (materia prima, mano de obra), las unidades de medida y las cantidades total y por unidad. También deben aparecer el coste de la unidad y el coste total para elaborar el producto.

Lo difícil viene cuando tenemos que calcular los costes indirectos de producción. Hay que definir los gastos que corresponden a la empresa y a otras áreas, de modo que se pueden clasificar en gastos de producción directos e indirectos. Cuando conozcas estos últimos se los podrás asignar al producto a partir de un criterio de reparto. Son, por ejemplo, los costes asociados a las máquinas o herramientas que se utilizan en la producción. Tener la maquinaria activa supone un coste que debe repercutir sobre el precio del producto.

De vuelta a nuestro Excel, repetimos la operación que hicimos con los costes directos esta vez con los costes indirectos. Creamos una tabla en la que aparezcan estos costes y tratamos de dividirlos para calcular el coste indirecto real de cada unidad. De nuevo es interesante conocer el coste total y el coste por unidad, de modo que será imprescindible conocer el número de unidades producidas en el periodo a analizar para poder realizar un cálculo lo más preciso posible.

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Por qué controlar los costes de producción en Excel

Sumando los diferentes gastos sabremos el precio exacto de la producción de cada unidad, lo que tiene grandes ventajas para nuestro negocio. La más evidente es que nos permite saber si estamos ganando o perdiendo dinero con un producto. La diferencia entre tener la intuición y los datos claros es abismal, y puede condicionar el futuro de la empresa. De este modo también sabemos si el precio de venta cubre los costes variables y fijos. Muchas veces, este análisis de costes de producción revela que no se cubren estos costes.

Otra de las razones para realizar el control de costes es el análisis económicos de los recursos que se utilizan en la producción. ¿Se pueden aplicar mejoras que nos permitan optimizar procesos y reducir el coste? Aquí se puede incluir el análisis de desperdicios y costes de no calidad, como fallos o defectos, errores fruto de fallos técnicos o humanos que acaban suponiendo un importante coste para la empresa. Por último, el control de costes de producción nos permite anticipar los resultados de la empresa, ya que sabremos si los procesos son rentables o no.

Cómo calcular con Excel la desviación de costes de producción