Controla los pagos de proveedores con Excel

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Llevar al día los pagos a los proveedores es clave para el futuro de tu negocio, ya que si no pagas a tiempo es muy probable que dejen de venderte sus productos o materias primas. A menudo, los proveedores nos permiten pagar a 30, 60 o incluso 90 días, por lo que será imprescindible tener bajo control los pagos a los proveedores para que no se nos pase ninguno o evitar duplicidades. En este sentido, Excel se ha convertido en una herramienta esencial para el control del pago a proveedores.

Crea una base de datos de facturas de proveedores con Excel

Para llevar el control de las facturas a proveedores, es imprescindible tener los datos bien ordenados en una hoja de Excel.

Paso 1

Para ello, creamos una tabla con el nombre del proveedor, número de factura, importe, fecha de la factura y fecha de pago. Dentro del importe podemos especificar el importe base e impuestos o calificación -a cuántos días se le paga al proveedor-, y puedes añadir la columna días vencidos. Al incluir la calificación, deberías añadir otra tabla donde se especifique a cuántos días corresponde cada calificación.

Paso 2

Rellenamos las diferentes celdas, asegurándonos de no dejar ninguna en blanco. Solo las columnas fecha de pago y días vencidos quedarán sin completar, el resto de celdas necesitan contenido. Por eso, si quedan filas o alguna columna en blanco las suprimiremos. Para calcular la fecha de pago, es imprescindible incluir en una celda del Excel la fecha del día en que se ha hecho el análisis. Para ello, utilizaremos la función BUSCARV y nos apoyaremos en la calificación del proveedor y la tabla con los diferentes plazos de pago.

Paso 3

De esta forma, vamos a la primera celda de la columna Fecha de pago e introducimos la función =BUSCARV con la celda donde está la calificación y añadimos la matriz de los tipos de calificación que hay. Para calcular el día de pago a partir de la fecha de la emisión de la factura, hay que incluir el símbolo + y la celda donde está la fecha de la factura. Pulsamos enter y obtendremos la fecha de pago. Utiliza la función autocompletar para completar las fechas de pago del resto de facturas.

Paso 4

La fórmula que aplicaremos sería =BUSCARV(Calificación;rango de la tabla de calificación;2)+fecha de la factura. Imagina que tenemos la fecha de la factura en la celda E3 y la calificación en D3, con la tabla de calificaciones ocupando el rango M3:N6. En ese caso, deberíamos utilizar la fórmula =BUSCARV(D3;$M$3:$n$6;2)+E3. Gracias a esta fórmula, puedes saber en todo momento cuál es la fecha de vencimiento de las facturas de tus proveedores, de modo que ejercerás un control total sobre ellas.

¿Cuántos días faltan para que venza una factura del proveedor?

Si has incluido la columna días vencidos, también podemos calcular cuántos días faltan para que llegue el momento de abonar la factura a nuestro proveedor o, en el peor de los casos, cuánto hace que se la teníamos que haber pagado. Para ello, vamos a la primera celda de la columna y restamos la fecha actual y la fecha de pago. El resultado será una fecha, así que tendrás que cambiar el formato de esa celda de fecha a general, y obtendrás el número de días. Si es negativo, son los días que faltan para pagar; si es positivo, son los días que llegas tarde. Recuerda autocompletar la columna.



Para hacer todavía más gráfica esta última columna, seleccionamos los datos de días vencidos y nos vamos a Formato condicional > conjunto de iconos, donde podrás asignar una serie de iconos a cada celda según los días que falten hasta la fecha de vencimiento de la factura. Aunque se rellene por defecto, puedes editar los criterios de esta última columna a tu gusto según los días que faltan para el pago al proveedor.

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