Controla la cuota de socios con Excel

Control de pagos de socios en Excel
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Hay muchos negocios o asociaciones que se mantienen gracias a las cuotas que periódicamente pagan sus socios. Hablamos de gimnasios, asociaciones culturales, cooperativas, clubs deportivos, ONGs, partidos políticos... El hecho de contar con un número más o menos fijo de socios es garantía de unos ingresos, pero para que se pueda garantizar la supervivencia de la entidad es fundamental asegurarse de que todo el mundo paga. Y la mejor forma de hacerlo es llevar el control de pago de la cuota de socios con Excel.

Seguimiento de cobro de cuotas con Excel

Una de las herramientas más interesantes que nos ofrece el programa son las plantillas de Excel, unos documentos que ya vienen configurados para ejercer una función determinada de forma que el usuario, en este caso el tesorero o el responsable del cobro de las cuotas, solo tiene introducir los datos. Entra las muchas plantillas disponibles nos encontramos con la plantilla de control de cuotas de socios con Excel, una plantilla que además puedes descargar de forma totalmente gratuita para facilitarte las cosas todavía más.

Se trata de una plantilla doble, ya que cuenta con dos hojas de Excel. En la primera hoja podemos ir anotando el seguimiento de las cuotas de los socios, mientras que la segunda pestaña incluye el detalle de los diferentes pagos. Para que el uso de la plantilla sea realmente efectivo, es de vital importancia que la actualicemos en tiempo real: cada vez que uno de nuestros socios abone la cuota hay que anotarlo en la plantilla de Excel, que de esta forma nos indicará en tiempo real quién ha pagado y quién no.



Este documento también funciona a modo de base de datos de los clientes, ya que podemos indicar los datos de cada cliente (nombre, método de contacto), la fecha de inscripción y el tipo de cuota a pagar, ya que hay entidades donde no todos los socios pagan lo mismo, sino que algunos tienen una cuota superior que les da más derechos, otros pueden tener diferentes periodos de pago (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.) y también podemos tener socios con cuotas reducidas (jóvenes, jubilados, desempleados, etc.), cuestiones que deberíamos controlar.

A partir de estos datos, en todo momento sabremos cuánto ha pagado cada socio y la cantidad que le resta por abonar o cuándo tendrá que hacer frente a la próxima cuota. Otra cuestión muy interesante es que la plantilla gratuita de seguimiento de la cuota de socios con Excel cuenta con un gráfico de Excel que se actualiza automáticamente cuando introducimos un nuevo pago o una cantidad pendiente de abonar que nos ofrece un resumen muy visual de la evolución del pago de las cuotas por parte de los socios.

¿Para qué sirve controlar el pago de cuotas?

Como decíamos al principio, hay muchas asociaciones y entidades de todo tipo que funcionan con las cuotas de los socios. El hecho de ser socio implica una serie de derechos, pero también unas obligaciones con la entidad de la que somos socios, incluido pagar la cuota correspondiente. Muchas veces, las cuotas de los socios son la principal fuente de ingresos de la entidad, así que se antoja imprescindible controlar su cobro la forma más eficiente posible para garantizar la supervivencia económica.

Si no controlásemos el pago de las cuotas por parte de nuestros socios nos arriesgaríamos a perder la principal fuente de ingresos de la entidad, lo que se puede traducir en dificultades para pagar a los trabajadores que tengamos, por el alquiler de las instalaciones o para llevar a cabo las diferentes actividades que organicemos. El hecho de saber qué socios han pagado y quienes no lo han hecho también nos facilita la posibilidad de tomar las medidas necesarias para estos últimos.

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