Controla fácilmente la jornada flexible con Excel

Hoy en día las empresas apuestan más por la flexibilidad horaria y menos por los turnos de trabajo estrictos. Se ha demostrado que disponer de turnos flexibles favorece la producción de la empresa, mejora el clima laboral y se reduce el absentismo laboral. Existen muchas empresas que transforman sus jornadas laborales y aplican jornadas flexibles por todos los beneficios que aportan.

Pasar a una jornada flexible puede ser un quebradero de cabeza para el departamento de Recursos Humanos. La gestión del personal se complica al no tener horas de entrada y salida marcadas, por eso se hace imprescindible contar con herramientas que permitan esta labor.

La jornada laboral flexible

Se entiende por horario flexible a todas aquellas jornadas laborales que no tienen las horas de entrada y salida marcadas. Pero esto no significa que todas las jornadas son libres, se puede aplicar este tipo de turnos de trabajo en diferentes grados.

• Horario de trabajo fijo-variable: La empresa crea diferentes horarios de trabajo y el empleado elije cuál le conviene. Una vez se ha establecido el horario, la gestión de presencia es igual que en el método tradicional.
• Horario flotante: La empresa establece una franja de horas de entrada y de salida, en función de cuándo entre el empleado deberá salir. La hora de salida se establece al transcurrir las horas de la jornada de trabajo. 
• Horario laboral libre: Se trata de un horario flexible total.

Gestionar con Excel turnos de trabajo flexible

Como venimos diciendo en otros artículos, Excel es una fabulosa herramienta de trabajo. Gracias a sus múltiples funciones es posible controlar todos los aspectos de la empresa y gestionar el departamento de Recursos Humanos con Excel aporta grandes beneficios.

Es posible controlar con Excel las jornadas laborales flexibles gracias a la función de Fecha y Hora. Los horarios de trabajo fijo-variable y flotante son los más sencillos de administrar, siendo el horario libre el más complejo. Centrándonos en los dos primeros podremos realizar con Excel la tarjeta de horas trabajadas del empelado y así controlar la presencia en la empresa.

Para gestionar el horario flexible de la empresa es necesario elaborar la ficha del trabajador con Excel y completar los datos relacionados con su jornada: Nombre, Puesto, Departamento, Hora de Entrada y Hora de Salida, Horas trabajadas totales, Coste normal, Coste por Horas Extra y moneda. Al introducir la hora de entrada y salida automáticamente se calculará las horas totales trabajadas y será sencillo conocer si ha cumplido con su horario, si le faltan horas por trabajar o hay que pagarle horas extra.

Cómo calcular las horas extra con ayuda de Excel

La gestión del horario flotante tiene el inconveniente que cada día el empleado entrará a una hora diferente, para controlar la presencia será necesario utilizar sistemas de fichaje. Así el empleado firmará en una hoja de entrada en Excel o utilizará software de fichajes. Al día siguiente el departamento de RRHH cotejará los datos de entrada y salida y los volcará en la plantilla de Excel de control de horas y horarios para conocer las horas totales trabajadas.

Esta última opción es más costosa para la empresa, ya que hay que dedicar más tiempo, pero compensa por los buenos resultados que tiene la jornada flexible en las empresas.