Controla el presupuesto de los proveedores con Excel
Nuestros proveedores son una parte esencial de nuestro trabajo: si ellos no tendríamos acceso a las materias primas o a la maquinaria e instrumental necesarios para desempeñar nuestra labor y ofrecer nuestros servicios y productos a los clientes. Sin embargo, los pagos a proveedores suponen un gran desembolso dentro del presupuesto de gastos mensual, trimestral o anual de la empresa, así que vamos a vercómo podemos elaborar el presupuesto de proveedores con Excel para tener siempre bajo control ese gasto.
Valoración del presupuesto de proveedores con Excel
Para gestionar el presupuesto de proveedores con Excel, antes es indispensable tener el presupuesto general de la empresa. Dentro de estas cuentas generales seguro que tienes un capítulo dedicado al pago a proveedores, que nos revelará en presupuesto que tenemos para los proveedores. Lo normal es que se trate de presupuestos de gastos de Excel, aunque pueden tener versiones a corto plazo, y atinar a 12 meses vista es algo complicado, así que es recomendable reservar cierto dinero para imprevistos, como un aumento de precios del proveedor.
Antes de abrir la hoja de Excel donde haremos nuestro presupuesto de proveedores, hay que saber qué necesitamos para garantizar la demanda interna y los precios adecuados para su compra. Dicho de otra manera, tendremos que hacer una “lista de la compra” con las materias primas que vamos a necesitar según nuestros cálculos durante el periodo en que esté vigente ese presupuesto y vamos a investigar el precio justo. En este sentido, la experiencia y la relación con tus proveedores te puede ayudar a pagar lo justo y podemos observar la tendencia de gastos con Excel.
El otro factor a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto de proveedores con Excel es la estimación de ventas. Podemos elaborar este presupuesto en relación a los encargos recibidos o a las ventas que tenemos previsto realizar. En el primer caso es más fácil acertar con los encargos a los proveedores y podremos ajustar más el presupuesto con Excel, en el segundo caso es más difícil ajustarse. Finalmente, hay que valorar el coste de vida y el aumento de precios.
Cómo se hace el presupuesto de proveedores con Excel
Una vez resueltas todas estas cuestiones, nos vamos a Excel y elaboramos el presupuesto como si fuese uno más. Trabajaremos por columnas de Excel, y las cinco más importantes son producto, proveedor, cantidad, importe y modo de pago. Conviene aclarar que en la columna importe podemos indicar el importe base y calcular el importe con impuestos con Excel. También es muy importante la columna del modo de pago, ya que cada proveedor es diferente y mientras unos exigirán pagar al contado otros te darán un plazo determinado para pagar.
En esta tabla de Excel tendremos dos de los tres elementos básicos del presupuesto a proveedores, la proyección de pagos de compras al contado y la proyección de pagos por compras a crédito. Pero es posible que tengamos pendientes pagos a proveedores por compras hechas en el ejercicio anterior. Por eso es indispensable añadir en el Excel los pagos pendientes a proveedores. Finalmente hay que sumar los tres valores (pagos pendientes, proyección de pagos al contado y a crédito) para comprobar que el presupuesto cuadra con los fondos destinados al pago de proveedores.
Si es así, puedes dar por bueno el presupuesto; pero si este excede los fondos disponibles tendrás que tomar las medidas necesarias para ajustarlo: reducir las compras, retrasar el pago a proveedores, aumentar los fondos destinados a este capítulo… La cosa no acaba aquí, ya que tendrás que seguir el calendario de pagos a los proveedores -que puedes añadir en otra hoja del libro de Excel donde está el presupuesto- y tener en cuenta cualquier modificación para asegurarte de que el presupuesto no se descuadra.
Claves para realizar el presupuesto de ventas con Excel