Elaborar el presupuesto de proveedores con Excel

Controla el presupuesto de los proveedores con Excel

Nuestros proveedores son una parte esencial de nuestro trabajo: si ellos no tendr铆amos acceso a las materias primas o a la maquinaria e instrumental necesarios para desempe帽ar nuestra labor y ofrecer nuestros servicios y productos a los clientes. Sin embargo, los pagos a proveedores suponen un gran desembolso dentro del presupuesto de gastos mensual, trimestral o anual de la empresa, as铆 que vamos a verc贸mo podemos elaborar el presupuesto de proveedores con Excel para tener siempre bajo control ese gasto.

Valoraci贸n del presupuesto de proveedores con Excel

Para gestionar el presupuesto de proveedores con Excel, antes es indispensable tener el presupuesto general de la empresa. Dentro de estas cuentas generales seguro que tienes un cap铆tulo dedicado al pago a proveedores, que nos revelar谩 en presupuesto que tenemos para los proveedores. Lo normal es que se trate de presupuestos de gastos de Excel, aunque pueden tener versiones a corto plazo, y atinar a 12 meses vista es algo complicado, as铆 que es recomendable reservar cierto dinero para imprevistos, como un aumento de precios del proveedor.

Antes de abrir la hoja de Excel donde haremos nuestro presupuesto de proveedores, hay que saber qu茅 necesitamos para garantizar la demanda interna y los precios adecuados para su compra. Dicho de otra manera, tendremos que hacer una 鈥渓ista de la compra鈥 con las materias primas que vamos a necesitar seg煤n nuestros c谩lculos durante el periodo en que est茅 vigente ese presupuesto y vamos a investigar el precio justo. En este sentido, la experiencia y la relaci贸n con tus proveedores te puede ayudar a pagar lo justo y podemos observar la tendencia de gastos con Excel.

El otro factor a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto de proveedores con Excel聽es la estimaci贸n de ventas. Podemos elaborar este presupuesto en relaci贸n a los encargos recibidos o a las ventas que tenemos previsto realizar. En el primer caso es m谩s f谩cil acertar con los encargos a los proveedores y podremos ajustar m谩s el presupuesto con Excel, en el segundo caso es m谩s dif铆cil ajustarse. Finalmente, hay que valorar el coste de vida y el aumento de precios.

C贸mo se hace el presupuesto de proveedores con Excel

Una vez resueltas todas estas cuestiones, nos vamos a Excel y elaboramos el presupuesto como si fuese uno m谩s. Trabajaremos por columnas de Excel, y las cinco m谩s importantes son producto, proveedor, cantidad, importe y modo de pago. Conviene aclarar que en la columna importe podemos indicar el importe base y calcular el importe con impuestos con Excel. Tambi茅n es muy importante la columna del modo de pago, ya que cada proveedor es diferente y mientras unos exigir谩n pagar al contado otros te dar谩n un plazo determinado para pagar.

En esta tabla de Excel tendremos dos de los tres elementos b谩sicos del presupuesto a proveedores, la proyecci贸n de pagos de compras al contado y la proyecci贸n de pagos por compras a cr茅dito. Pero es posible que tengamos pendientes pagos a proveedores por compras hechas en el ejercicio anterior. Por eso es indispensable a帽adir en el Excel los pagos pendientes a proveedores. Finalmente hay que sumar los tres valores (pagos pendientes, proyecci贸n de pagos al contado y a cr茅dito) para comprobar que el presupuesto cuadra con los fondos destinados al pago de proveedores.

Si es as铆, puedes dar por bueno el presupuesto; pero si este excede los fondos disponibles tendr谩s que tomar las medidas necesarias para ajustarlo: reducir las compras, retrasar el pago a proveedores, aumentar los fondos destinados a este cap铆tulo… La cosa no acaba aqu铆, ya que tendr谩s que seguir el calendario de pagos a los proveedores -que puedes a帽adir en otra hoja del libro de Excel donde est谩 el presupuesto- y tener en cuenta cualquier modificaci贸n para asegurarte de que el presupuesto no se descuadra.

Claves para realizar el presupuesto de ventas con Excel