Contenido de las BBDD de empleados con Excel

Cuando contratamos a un trabajador tenemos que incluirlo en nuestra base de datos, donde deberían aparecer todos los trabajadores que tenemos en plantilla. Se trata de una ficha donde aparecen los datos básicos del trabajador, desde el nombre a la formación, contacto, duración del contrato, sitio que ocupa o el propio código del empleado. Una ficha de trabajador que tarde o temprano debería incorporarse a BBDD de empleados que tiene recursos humanos, una base de datos que necesita unos contenidos concretos.

Para empezar, la base de datos debe contener una serie de tablas con columnas y filas lo que nos lleva inevitablemente a hablar de Excel. Podemos crear la base de datos de 0 o utilizar una plantilla de generación de BBDD para Excel en la que solo tendremos que introducir los datos de cualquier empleado. Piensa que Excel cuenta con funciones específicas que nos permiten crear, gestionar u optimizar las BBDD de empleados. Además, una vez la hayas hecho podrás filtrar los datos rápidamente para dar con el empleado que precisas.

Cómo hacer la Base de Datos de los empleados de Excel

A la hora de crear nuestra BBDD de empleados con Excel, en primer lugar tendremos que diseñar la Base de Datos en Excel o descargaremos la plantilla BBDD. Recuerda que se trata de unas plantillas que se pueden adaptar y editar según las necesidades que tengamos, así que podrás introducir todos los campos que necesites. Entre los datos que puedes incluir están el nombre y apellido del trabajador, su fecha de nacimiento, puesto o el número de empleado que le hayas asignado, el código con el que se registran todos los movimientos de ese empleado.

También deberías incluir la fecha de ingreso y la de fin del trabajo, y podemos añadir las horas que trabajan, el sueldo que perciben o el turno, si en nuestra empresa se trabaja a turnos. Piensa que en una empresa pequeña puede ser algo secundario, pero cuando hablamos de una compañía con cierto número de trabajadores es muy interesante contar con la BBDD de Excel donde aparezca toda esta información. Así, con una sola búsqueda tendrás acceso a los datos de tus trabajadores siempre que los necesites.

Cómo pasar la ficha de los trabajadores a la BBDD de empleados

Si cada vez que llega un nuevo trabajador a la empresa haces su ficha del trabajador en Excel, tendrás que actualizar la base de datos cada vez que completes una ficha. No hace falta incluir dos veces los mismos datos, uno en la ficha y otro en la base de datos; puedes conectar las fichas de trabajadores a la base de datos, de forma que a medida que completes la primera los datos se actualicen en la segunda automáticamente.

Esta es una función muy interesante que nos ofrece Excel, ya que no solo podemos conectar la ficha con la base de datos, también puedes hacerlo con otras herramientas que nos facilita Excel para la gestión de nuestro equipo. Por ejemplo, puedes unirla al documento de altas y bajas, una base de datos en la que se incluyen los antiguos trabajadores de la empresa por si hay que volver a acudir a ellos, o el documento de control de vacaciones. Así, a partir de un solo documento puedes controlar a la vez toda la información de un trabajador. Todas estas operaciones se pueden realizar a través de las funciones de Bases de Datos de Excel.

El resultado es la posibilidad de tener centralizada toda la información, sin necesidad de estar introduciendo los mismos datos una y otra vez en Excel. El objetivo de utilizar la base de datos es tener toda la información sobre un trabajador centralizada en un solo documento para acceder a ella lo más rápido posible, aunque luego necesites tener esa misma información en diferentes documentos.