5 consejos para aplicar el Plan General de Contabilidad en Excel

Cualquier contable de cualquier empresa necesita un Plan de Contabilidad General. Se trata de un documento donde se reflejan todas las cuentas de la empresa, unos números que tarde o temprano vas a tener que presentar. Pero no solo eso, este documento nos ayuda a gestionar la contabilidad de la empresa y evitar pérdidas por una mala gestión de los recursos económicos. Y como no podía ser de otra manera, puedes elaborar el Plan de Contabilidad General en Excel, para lo que te vamos a ofrecer una serie de trucos.

1. Lleva la contabilidad con hojas de cálculo

Es cierto que puedes comprar un Plan de Contabilidad, ya sea un libro físico en papel o un plan online, y limitarte a rellenar los diferentes campos de este plan, pero el hecho de utilizar las hojas de cálculo de Excel para llevar la contabilidad de tu empresa te ofrece una mayor libertad a la hora de diseñar tu propio Plan de Contabilidad General, ya que serás tú el que lo cree. Luego hablaremos de las funciones, pero también puedes guardarlo en un pendrive o en la nube y acceder al Plan siempre que lo necesites, estés donde estés.

2. Utiliza la Plantilla de Excel de Contabilidad General

Excel nos ofrece herramientas tan interesantes como las plantillas, que nos facilitan la vida en gran medida. Un buen ejemplo es la plantilla de Contabilidad en Excel que te ofrecemos y que te permitirá gestionar toda la contabilidad de la empresa con este programa, llevando todos los asientos contables de la misma forma que si utilizases un programa contable convencional. De esta manera, aprovechamos un programa ya existente como Excel y nos evitamos pagar por otros programas que además ocupan espacio en nuestros equipos.

La mayoría de las plantillas de este tipo incluyen dashboards de Excel para controlar la contabilidad de la empresa, incluyen diferentes gráficos y tablas que permiten visualizar rápidamente la situación financiera.

3. Aprovecha las funciones de Excel

Decíamos al principio que una de las ventajas de emplear hojas de cálculo para la contabilidad es que tenemos acceso a las distintas funciones de Excel. Hay seis funciones que no puedes perder de vista, empezando por la archiconocida =SUMA, que no necesita explicación. Si esa función nos sirve para sumar cantidades de diferentes celdas, con la función =PRODUCTO obtenemos el mismo resultado pero multiplicando los números que aparecen como argumento.

Nuestra siguiente función es =IM.SUSTR, una función que no se utiliza tanto como debería y que nos ayuda a paliar la ausencia de una función que reste números. Esta resta dos números complejos. Con =PAGO y sus derivadas (PAGO.INT.ENTRE, PAGO.PRINC.ENTRE) podemos hacer todos los cálculos relacionados con préstamos y deudas, muentras que =TASA sirve para conocer la tasa de interés por periodo de ese préstamo o una inversión. Finalmente tenemos la función =VF (valor futuro), que nos permite conocer el valor futuro de una inversión según pagos y tasa de interés.

4. Sigue los 4 pasos de la contabilidad

El proceso de elaboración del Plan de Contabilidad General en Excel empieza por recopilar todos los documentos relacionados con los pagos y cobros de la impresa antes de hacer los diferentes asientos contables. El tercer paso consiste en cuadrar los bancos en Excel, es decir, hacer que los asientos coincidan con los movimientos bancarios. Por último, hay que revisar todas las cuentas y saldos para asegurarnos que no hay asientos duplicados ni se ha producido ningún error.

5. Apóyate en otras plantillas

Es recomendable utilizar otras plantillas de Excel a la hora de elaborar el plan y gestionar la parcela económica de nuestra empresa. Por ejemplo, plantillas como la de control de gastos e ingresos, las de liquidación, la de cuentas de pérdidas o ganancias o las de análisis financiero, entre otras muchas, nos ofrecen datos que se pueden introducir en el Plan de Contabilidad General, y contar con la ayuda de estas plantillas es algo siempre positivo.