Con estas herramientas de Excel puedes gestionar tu base de datos

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Hay pocos programas tan interesantes como Excel para gestionar nuestras bases de datos. Cualquiera puede crear una base de datos en Excel, generando una tabla donde aparezcan el nombre de la persona o producto, descripciones, teléfonos, correo electrónico si es un contacto, su dirección, fechas... Pero hay que tener la base de datos actualizada, así que tendremos que conocer las mejores herramientas de Excel para la gestión de bases de datos.

Quizá te preguntes por qué hacer la base de datos con Excel y no utilizando otros programas o una agenda, ya sea física o en tu móvil o tablet. Pues bien, la razón es muy simple: las características de Excel nos permiten manejar y gestionar la base de datos de Excel de forma simple y eficaz. Para ello, tenemos una serie de herramientas que nos ofrecen unas funcionalidades que no tendríamos si gestionásemos la base de datos en un documento en papel o a través de otros programas digitales.

Ordenar datos es más fácil con Excel

Es una de las herramientas primitivas de Excel, pero también una de las más utilizadas ya que nos permite organizar cualquier elemento que necesitemos, incluidas las bases de datos. Los puedes organizar por fecha, número o cadenas de texto -orden alfabético normal e inverso-. Esto es muy útil, por ejemplo, cuando buscamos un contacto y ordenamos por orden alfabético o si buscamos a todos los proveedores de una misma ciudad o zona, ya que podemos ordenar esa columna por orden alfabético.

Si eres de los que asignan un color a los contactos o productos de acuerdo a su grado de importancia -o cualquier otra cuestión-, también podemos ordenar por color, tanto de fondo de celda como de letra. Para ordenar la base de datos por un campo, solo hay que hacer click derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar el método que quieres utilizar para ordenar la base de datos. Para las bases de datos más extensas, es una de las herramientas más interesantes que existen.



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Excel te permite filtrar los datos

La otra gran herramienta que nos ofrece Excel a la hora de gestionar nuestras bases de datos es filtrar datos, con la que podemos seleccionar a partir del criterio o criterios elegidos. El resto de datos no aparecen cuando aplicamos estos filtros, pero tampoco se borran de la base de datos ya que cuando quitamos los filtros, reaparecen. El funcionamiento de esta herramienta depende de los datos que quieras filtrar, ya que según el campo aparecerán unas opciones u otras.

Si los filtros que aparecen por defecto no satisfacen tus exigencias, siempre tienes la opción de usar los filtros avanzados pero los filtros simples son más que suficientes. Más allá de las plantillas de Excel, el orden y el filtrado de datos, tenemos otras herramientas como los subtotales, BuscarV o reemplazar que nos ayudan a una gestión eficiente y eficaz de nuestras bases de datos en Excel, además de otras funciones de Excel. No hace falta ser un gran experto en el programa para manejarlas, basta con tener unas nociones básicas de Excel y podrás aprovechar al máximo la base de datos.

 

Nuestra última recomendación es que te descargues de forma gratuita la plantilla de BBDD, una hoja de cálculo que ya viene configurada para generar una completa base de datos con la información que necesitemos.

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