¿Cómo saber la previsión de pago con Excel? Descúbrelo paso a paso
En un mundo ideal, los clientes nos pagarían al día. Sin embargo, esto es una utopía y cada cliente tiene sus propios plazos. Hay quienes pagan a mes vencido, trimestralmente, el día X de cada mes, a una semana… Una variedad que a veces nos vuelve locos, ya que no sabemos cuándo y cuánto nos van a pagar. Por eso es imprescindible controlar el cobro de las facturas con Excel, pudiendo controlar de este modo la previsión de pago para que no se nos escape ni el más mínimo detalle.
Podremos hacer frente a los pagos pendientes si tenemos liquidez en la empresa.
Plantilla de Excel de previsiones de pago
Lo primero que haremos será crear una plantilla de previsiones de pago. Se trata de una hoja de cálculo donde podemos anotar las previsiones de cobros y pagos sobre todas las facturas que hemos contabilizado o están previstas. Por norma general, estas previsiones se hacen a corto plazo, de forma que es ideal para planificar la previsión de pago de unos plazos sobre los 90 días -3 meses-. Podemos usar una plantilla empresarial de Excel ya creada o crear una desde cero y editarla según tus necesidades.
A continuación hay que rellenar la plantilla con las facturas que tenemos pendientes de cobrar, y también las facturas que hemos recibido y están pendientes de pago a nuestros proveedores. Así, tenemos columnas de cliente o proveedor, descripción, forma de pago o el estado, para anotar si la hemos recibido, si está pendiente de pago o si ya la hemos pagado. Finalmente hay que introducir el total de la factura, y la propia plantilla se encargará de hacer todos los cálculos para que conozcas el balance final tras resolver todos los pagos.
Cualquier plantilla de previsiones de pago incluye una serie de fórmulas de Excel que nos permiten hacer estos cálculos. Por ejemplo, si tenemos una columna donde se incluyen todos los cobros, las fórmulas de la plantilla suman el total de los cobros, que aparece en una celda. También tendrás la columna de pagos, y de nuevo tenemos una fórmula que nos permite sumar todo lo que debemos para conocer el montante total de la deuda. Finalmente hay una celda donde se restan ambas cantidades para conocer el balance total de la previsión de pagos.
Clasificación de pagos
Tan importante como llevar al día los cobros es conocer los pagos, tener suficiente liquidez para hacer frente a todos ellos. Si no es así, la empresa tendrá un gran problema. Por eso, una de las primeras cosas que debes hacer nada más descargar tu plantilla de previsiones de pago es añadir los pagos recurrentes periódicos, entre los que se incluyen las nóminas de los trabajadores, las cuotas de la Seguridad Social, el asesor o gestor que se encarga de las cuestiones económicas, etc. Se trata de hacer un presupuesto de gastos con Excel que nos permita conocer la previsión de liquidez.
Mide tu periodo medio de cobro y pago con Excel
Ahora que tenemos todo esto solventado, podemos completar la previsión de pago con Excel y gestionar mejor nuestro presupuesto. Conocer de la forma más precisa posible todo lo que tenemos que pagar mes a mes por los diferentes conceptos de nuestra empresa es imprescindible utilizar las plantillas de Excel de control de gastos y asegurarnos de que tendremos esa liquidez necesaria para hacer frente a todas las obligaciones.
Por otra parte, la previsión de pago nos permitirá saber cuándo recibiremos los diferentes pagos de nuestros clientes, lo que todavía nos ayudará más a gestionar correctamente el presupuesto. A partir de esa previsión de pago podemos negociar con los proveedores las fechas de pago, siempre con el objetivo de haber recibido antes el pago de nuestros clientes y contar con la liquidez suficiente para afrontar todos esos pagos.
Si llevas al día tu previsión de pago con Excel te ahorrarás problemas y sustos, teniendo siempre bajo control esta cuestión.