Cómo poner un formulario de Excel en la web
Una de las muchas formas que tenemos de recopilar datos es a través de los formularios web, y una buena herramienta para conseguir esos datos y su posterior gestión son los formularios de Excel. Se trata de libros con celdas en blanco que los usuarios rellenarán. Es una herramienta muy interesante, pero hay que saber utilizarla ya que no podemos incrustar directamente el libro de Excel en la web sino que antes lo transformaremos en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath.
Una vez hecha la conversión, tenemos un formulario que respeta el diseño de tu libro de Excel original. Y si además las celdas del libro cumplen unas condiciones determinadas pueden ejercer de controles de cuadro de texto, donde los usuarios especifican sus datos. También nos permite diseñar la configuración que mejor se ajuste a lo que necesitamos, sin tener que ceñirnos estrictamente a la configuración predeterminada.
Convertir un libro de Excel en un formulario
A la hora de convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, el libro original funciona como guía para la creación de la plantilla donde estará el formulario. Puedes añadir celdas que utilizaremos para recopilar datos agregando controles de cuadro de texto a la plantilla del formulario, justo en las celdas de la tabla de diseño que corresponden a la ubicación de los campos en el libro. Si el libro tiene varias hojas, se respeta el formato de la primera hoja del Excel y el resto se añaden como vistas adicionales.
El Asistente para importación de InfoPath tiene dos funciones. Por una parte podemos convertir el libro de Excel en una plantilla de formulario, de la que solo se conservará el diseño. El resultado será una plantilla para el formulario donde aparece una tabla de diseño equivalente a la tabla del libro de Excel; pero sin ningún control de cuadro de texto. En cambio, si utilizamos el Asistente para importación para importar el libro de Excel se conserva el diseño, pero también se convierten las celdas en controles. De esta manera nos queda una plantilla de formulario con una tabla extensible.
Antes de proceder a la conversión debes tener claro que algunos elementos no se convertirán al formulario. Por ejemplo, el formato de los datos (estilos o colores aplicados al contenido de una celda), la alineación, las celdas combinadas implícitamente, los informes de tabla dinámica o las tablas excesivamente grandes (más de 63 columnas de ancho y 999 filas de largo) no aparecerán en el formulario. Tampoco lo harán los hipervínculos que no empiecen por http, https, mailto o ftp.
Publicar el formulario de InfoPath
Una vez diseñado el formulario, falta publicarlo. Después de guardarlo por lo que pueda pasar, seguiremos el itinerario Archivo > Publicar, y nos aparecen varias opciones. Para compartirlo vía correo electrónico puedes seleccionar la opción correo electrónico y elegir a qué contactos enviarlo; sin embargo lo ideal es alojarlo en SharePoint Server o en una Ubicación en red, donde cualquier usuario que llegue hasta allí podrá completar el formulario y tú recopilar los datos automáticamente gracias a ese formulario que has diseñado.