Cómo hacer con Excel la BBDD de una clínica

Las Bases de Datos son herramientas de trabajo que albergan todo tipo de contenido. En un negocio encontramos que existen diferentes tipos como la BBDD de clientes, BBDD de proveedores, BBDD de empleados… Todas ellas tienen en común que a través de columnas y filas se relaciona el contenido introducido y se forma la BBDD.

Las Bases de Datos de los pacientes tiene la particularidad que incluye información delicada o sensible. Ya que se incluye información de carácter confidencial como son los problemas de salud de un paciente. Cuando elaboramos esta herramienta de trabajo para las clínicas tenemos que tener en cuenta una serie de puntos.

Bases de datos de pacientes en Excel

A la hora de diseñar la Base de Datos con Excel tendremos que prestar atención a los siguientes puntos.

1. Ficha del Paciente en Excel

El primer paso es configurar cómo será la BBDD en Excel, se incluye todos los campos que consideramos importantes para tener el histórico del paciente.  El contenido que se almacenará en la BBDD de Excel será introducido a través de la ficha del cliente. De este modo el libro de Excel contendrá una hoja para la BBDD y otra hoja de cálculo para el paciente.

El contenido de la Ficha del Paciente de una clínica sería:

• Id del cliente
• Nombre completo
• Dirección
• Teléfono
• Sexo (Femenino o Masculino)
• Fecha de nacimiento
• Nº Seguridad Social
• Nº Seguro médico
• Fecha de alta en la clínica
• Fecha de consulta
• Diagnóstico
• Tratamiento
• Observaciones

2. Estructura de la BBDD de pacientes

Una vez hemos creado la ficha del paciente podemos construir la BBDD en Excel a través de una tabla de Excel donde las filas (registros) será la información de cada paciente y las columnas (campos) los datos que contiene la BBDD.

Es posible crear directamente la BBDD sin necesidad de tener la ficha del paciente, para ello podemos anotar los datos directamente en la hoja de cálculo o importarlos de otras fuentes. La subida manual de datos puede realizarse con macros de Excel para que se automatice con una función específica recogida en la barra de herramientas. En las plantillas de generación de BBDD esta función está implementada.

3. Proteger los datos

Las funciones de Bases de Datos incluidas en las plantillas están bloqueadas para que no se eliminen si se borran los datos. Así es posible utilizar la hoja de cálculo tantas veces como deseemos.

Recuerda incluir en las BBDD de los pacientes contraseña de uso, para que nadie que no tenga permisos pueda acceder a la información de carácter confidencial y así cumplir con la LOPD. Al proteger un libro de Excel con contraseña nos aseguramos que nadie acceda a la información almacenada en la BBDD sin nuestro consentimiento.